ビジネスパーソンにはとても大事な、仕事の優先順位づけ。
仕事が早い人、仕事で成果を挙げられる人は必ずといっていいほど仕事の優先順位づけを上手にやっています。
ネットで「仕事の優先順位」と検索すると、「重要度」と「緊急度」で分ければよい！という記事をよく見かけます。
もちろん、それは正しいです。が、優先順位づけが苦手な人や、新入社員は、何が重要で何が緊急かそもそもわからないことが多いです。
緊急であれば重要なのでは？？など、首を傾げてしまうこともしばしば・・・。
そこで本記事では、誰でもわかるシンプルな「仕事の優先順位のつけ方」を、現役サラリーマンの活きた経験をもとに解説していきます！
シンプルな仕事の優先順位のつけ方とは？
いきなり本題ですが、小難しいことを考えずに、シンプルな仕事の優先順位のつけ方を考えるための方法を紹介します。
①メールやチャットを確認する
まず、あなたに来ているメールやチャットを見てみましょう。
メールならあなたがTo宛先に入っているもの、チャットであればあなたがメンションされているものを重点的に見ます。それ以外のメールやチャットは一旦置いておきましょう。
その中に、返信が必要そうなものはあるでしょうか。
あれば、すぐに返信しましょう。検討してからでないと返信できない内容のものは、「別途検討してご連絡差し上げます」と書いて返信しましょう。返信がないと相手を不安にさせて、仕事が増えます。
チャットであれば、いいね！などのリアクションをしましょう。相手に安心感を与えるためです。
そして、検討が必要なメールやチャットは未読にしておき、抜け・漏れを防止します。
この辺のテクニックについては以下記事で解説していますので、参考にしてみてください。
こんにちは、なかみなとです。ここでは、仕事でよく使われているOutlookでのメール整理術についてのノウハウを解説します。私が仕事で使っているOutlook2019を例に挙げていますが、Outlook2010以降全てのバージョンで[…]
②今日・明日・明後日の会議等の予定を確認する
次に、あなたの今日・明日・明後日の会議の予定を確認してください。
その予定の中に、事前準備が必要なものはありますか？あれば、それが目下の最優先事項です。事前準備に取り掛かりましょう。
会議室設営など、直前にしかやれないものは直前にやるしかありませんが、事前に準備できる資料などは準備してしまいましょう。その方が、精神的にも落ち着いて仕事ができます。
③向こう1～3ヶ月で準備が必要なものを考える
①と②が終わったら、次は直近1～3か月で想定される仕事のイベントを考えて、早めに準備に取り掛からなければならないものがないか、先輩や上司、同僚と相談して洗い出しましょう。
特に優先すべきは、関係者のスケジュールを押さえることです。まずは日程を確保し、それから資料準備などに取り掛かりましょう。
予定確保は日程がギリギリになればなるほど難航するので、多くの関係者がいる場合や会社上位者の予定を押さえる場合などは特に早め早めに設定してしまうのが吉です。
④あとは①～③をループ
あとは①～③をループさせていくだけで、ある程度仕事は回っていくと思います。
もちろんさまざまな外乱は入ると思いますが、基本はこの３つです。
時間がなく間に合わない場合の対処法
そうは言っても現実、①や②をこなしきれず、その中でもさらに優先順位をつけねばならない場面も出てくるのが現実です。
その時の優先順位のつけ方は、シンプルに「他人への迷惑度合」で決めましょう。
遅れると人に迷惑がかかるものから順にこなしていきます。
はみ出る仕事は上司や関係者に相談
上記で優先順位を決めたときに、どうしてもあふれてしまう仕事については納期を伸ばすか、仕事を他人に任せるか、仕事をやめてしまうかの３択になるかと思います。
ここについては、上司や関係者とあなた自身のキャパオーバーであることを伝え、３択のうちどれを選ぶか相談しましょう。
いい上司なら、サポートの人やヘルプ要員をつけてくれるでしょう。
ポイントは、一生懸命やったがそれでも溢れてしまうことを伝えることです。
後回しにしたものはToDoリストに記載
ここまでのやり方で、優先順位が後回しになったもの、あるいはメール等で別途検討としたものについては、必ずToDoリストに記載して、抜け漏れを防ぎましょう。
ToDoリストの使い方や、実際のToDoリストのひな形データは以下記事で解説していますので、ぜひご覧頂き、データをゲットしてください。
仕事を効率化したい！という想いのもと、いろいろなタスク管理ツールに手を出していませんか？今は便利なタスク管理ツールがどんどん出てきています。たしかにこれらを使えば、多少は仕事を効率化できるかもしれません。しかしいろんなツー[…]
まとめ；優先順位を上手につけて、デキるビジネスパーソンに
ここまで解説してきた方法を実践して、上手な優先順位づけができるようになれば周囲からの評価や信頼もUPしますし、仕事が終わらない！と嘆くこともぐっと減るはずです。
もちろん、ここに書いた方法が全てではありませんし、もっとあなた自身に合ったやり方もあると思います。
ですが、いきなり難しいことを始めるよりも、まずはシンプルな方法からスタートし、あなたなりにどんどん改善していって頂けたらと思います。
この記事が少しでもあなたのビジネスライフのお役に立てたら幸いです。
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
