ビジネスでのコミュニケーションスキルは、プライベートとは違う難しさがありますよね。
学生時代は友人や先輩とのコミュニケーションで困ったことがなかった人でも、いざ仕事を始めてみるといろいろな場面でコミュニケーションのすれ違いが生じ、上司に怒られたり先輩に指導されたり・・・という人を何人も見てきました。
この記事では、仕事がうまくいかない人、コミュニケーションで悩んでいる人や、これから社会に出るのでビジネスでのコミュニケーションのポイントを押さえておきたい人のために、ビジネスでのコミュニケーションに必要な６つのポイントを解説します！
ビジネスでのコミュニケーション ６つのポイント
ビジネスでのコミュニケーションに必要な６つのポイントをまとめると、以下のようになります。
②結論や言いたいことを最初に伝える
③工数・費用・必要な設備などのリソーセスを意識する
④報告の際、「自分の意見」と「事実」をしっかり分けて話す
⑤最終目標(=会社のミッション)を意識する
⑥感謝の気持ちを忘れずに伝える
では、一つずつ見ていきます。
①相手の立場に立つ
これはビジネスだけに限りませんが、常に相手の立場に立ってものごとを考えましょう。
例えばメールを送るとき、「相手がこの文章を受け取ったらどう思うか」を意識する。
仕事を頼むとき、相手を困らせてしまいそうなポイントは何か？を考える。
電話をかけるときは、夕飯時など相手が今忙しい時間帯かもしれない・・・ということを想像すると、自然とかける時間に配慮することができます。
最初は相手の状況を想像するのは難しいかもしれませんが、常に意識し続けると、３か月くらい経つと無意識のうちに相手の状況や立場に思いを馳せることができるようになります。それまでの間は、少なくとも「自分が同じことをされたら嫌じゃないか」ということを意識し続けましょう。
相手に気遣いながら仕事を進められるようになると、それだけで印象も良くなり、うまく回ることが多いです。
メールで仕事を依頼する際、相手になるべく嫌な思いをさせない書き方を以下記事で解説していますので、よかったら参考にしてください。
さまざまなビジネスシーンで、仕事の依頼をメールで行う機会は多いと思います。そんな時、相手の心象を悪くせずに、スムーズに依頼できたら・・・と思ったことのある人は多いでしょう。そんな時に使える、ビジネスでの依頼メールの書き方について解[…]
②結論や言いたいことを最初に伝える
ビジネスではプライベートとは違い、まずは結論を伝えましょう。
これができていない人が非常に多い印象です。話し始めて1分も経つと、人の集中力は低下していきます。それまでに結論を言ってしまわないと、「何の話だっけ？」となり、相手がイライラし始めます。
実際の話し方としては、「○○案件についてですが、まず、結論から申し上げますと・・・」という形で入り、その後に結論に至った理由を述べるようにしましょう。
結論さえ先にわかってしまえば、少なくとも相手が話題を勘違いすることもありませんし、最低限言いたいことは伝わります。
こちらの本も参考になります。
③工数・費用・必要な設備などのリソーセスを意識する
これもプライベートではなかなか考えないことですが、ビジネスにおいては必ず何かアクションを取ろうとすると人が動くための工数、それに伴う労務費、あるいは資材を購入するためのお金、そして稼働が必要になってくる設備などなど、さまざまなところに影響が出てきます。
基本、ビジネスはボランティアではないので、最終的に利益につながらない仕事は誰も受けてくれませんし、仮に直接的に利益に結びつかないようなアクションでも、上記のような人・モノ・お金などのリソーセスを意識して、わかったうえで発言するのと、それを度外視して発言するのでは、相手の印象も全然変わってきます。
「今このアクションを取ったら、いくらくらいお金がかかるんだろう？」や、「これを相手にお願いしたら相手はどのくらいの人を動かして、どのくらい工数がかかるだろうか」といったように、影響してきそうな因子を常に意識する習慣をつけることで、３か月くらい経つと自然と無意識化でこういったことを考えられるようになり、非常にスムーズに仕事を回すことができるようになります。
④報告の際、「自分の意見」と「事実」をしっかり分けて話す
これも非常に重要なことです。上司などへ報告する際、自分の意見と事実をごっちゃにして話してしまう人をよく見かけます。結果、上司から見ると事実と報告されたものが、実は部下の思い込みによるものだったり・・・ということがよくありますが、そうなると信頼を失ってしまいます。
上司へ報告する際は、「事実はこう」「人から聞いた話ではこう」「そして、私の意見はこう」と、分けて話をすると信頼性もグッと高まります！
少し本題とは逸れますが、事実がいかに大切か解説した良書です。ビジネススキル向上にも必ず役立つ本ですので、ぜひ一度読んでみてください！
⑤最終目標(=会社のミッション)を意識する
いま、いろんな会社が会社のミッションやパーパスを表明していると思います。就活の際に自社のミッション、目指すべき姿などは勉強した方も多いと思いますが、仕事で悩んだら改めて自社のHPなどでこれを確認してみてください。経営トップほど、ここを意識して動いていますので、この目標・目的とベクトルが合っていれば、大きく道を踏み外すことはないはずです。
ただ残念なことに、身近な上司がこれを理解しておらず目先の利益ばかりを追い求めていると、あなたがいくら会社のミッションに沿ったことを訴えたところで通じない可能性もありますが・・・、そんなときは異動、あるいは転職も一つの選択肢と割り切る力も必要です。
迷ったら、自分のキャリアを見つめ直すことも非常に大切です。私自身キャリアコンサルタントのお世話になったことがありますが、転職しないまでも自分の強み弱みが整理できて、社内の仕事にも役立ちますよ！
⑥感謝の気持ちを忘れずに伝える
当たり前のようでなかなかできないのが、この「感謝の気持ちを忘れず伝えること」です。
ビジネスシーンでは、忙しくてけっこう感謝の気持ちを伝えるのを忘れがちですが、相手があなたの目上/同僚/目下かかわらず、何かしてもらったときは必ずありがとうございます、や恐れ入ります、などの感謝のメッセージを伝えましょう。その場で伝えられなくても、メールやチャットで後から伝えても構いません。
こういった小さなことの積み重ねがビジネスでは非常に大事です。
ま と め
ビジネスでのコミュニケーションに必要な６つのポイントについて説明しました。
この６点を常に意識し続ければ、必ず仕事はうまく回ります。
成果が出るまでに数か月、あるいは1年近くかかる場合もありますが、ぜひこの６つのポイントを意識して仕事にあたってください！
それでは、最後までお読みいただきありがとうございました。
