こんにちは、なかみなとです。この記事では会議時間の単位について見ていきます。
みなさん、会議時間単位の目安ってどのくらいだと思います？1時間？30分？15分？
なぜ15分か？
その前に、まずはなぜ1時間の会議が多いのか考えてみましょう。
これまでは会議といえば面着が主流だったため、皆が足を運んで一か所に集まり、会議室をセットし、紙資料を配布し・・・という手間をかけて会議を開催するのが常識でした。せっかくそこまで手間ヒマかけて会議を実行するのなら、ちょっと話してすぐ解散するのはもったいないし、いろいろな議題を扱ったほうが効率がよい。そうすると30分や45分じゃなく、ひと声1時間、場合によっては1.5時間や2時間以上という長時間会議が当たり前になっていました。
今でも定例会議などは、1時間以上のものも多くありますよね。こうして会議の単位は1時間、というのが定着していったのだと思います。
ですが、2020年から始まったコロナ対応により、多くの企業がリモート会議を半ば強制的にやらざるを得なくなったのは皆さんもご存じの通りです。teamsやZoom会議の大きなメリットの一つとして、「ぱっと集まってぱっと解散できる」があります。参加者の時間さえ合えば、どこからでも会議に参加できますよね。前後の移動時間も考慮する必要がありませんし、PCがなくてもスマホやタブレットからも参加できます。そのせいで会議が増えた！という声も・・・。
ですが、会議の設定時間が1時間のままの会議って多くないですか？
私の会社でも、依然として1時間の会議が数多く見られます。でもその会議の多くが、「実際の議論は30分以内に終わっている(あるいは終わらせられる分量)にも関わらず、本質的ではない議論や指摘で1時間近く費やしてしまっている」と断言できます。実際、私が管轄しているグループのメンバーには基本単位を15分にしてもらっていますが、何にも支障なく業務が進んでいます。
会議は1時間かかるもの、と思い込んで、時間をフルに使おうとする人が多いため、このようなことが起こっています。ひどいときは「あと残り20分ありますが、何か議題はありませんか？」などという事まで言う人を見かけたことさえあります。
会議の単位を15分にするメリット
では、会議の単位を15分にすると何が良いのでしょうか？
メリット①：時間が節約できる
これは言わずもがなですが、会議の単位時間が減ると、減らした時間×会議の数だけ、時間を節約できて効率化につながります。
一週間に10回会議があるとすると、1時間を30分にすることで5時間浮きます。1ヶ月で考えると20時間。これは大きいですよね。その分の時間を資料作成や企画検討に充てることができますし、残業が減ればその分自分の時間に使えます。20時間ぶん、好きなことができるって魅力的ですよね。
メリット②：会議の成果を得やすくなる
これは後ほど解説しますが、会議時間を短縮するためのテクニックを用いることで、その会議で決めたいことなどをしっかり決めることができる、など、その会議で求める成果を得やすくなります。1時間会議したけど何も決まらなかった・・・なんてことはよくあることですが、こういう無駄な会議はゼロにすべきです。
メリット③：論点がブレにくく、話が発散しない
これは②と似ていますが、時間がたっぷりあると思うと、人はつい本題と直接関係ない話題をしたがるものです。そうするとそれに呼応して話がズレていき、最終的には何の会議でしたっけ？という状態になって気づいたら45分経っている・・・という経験はありませんか？次の企画の内容をA案かB案か決める会議だったのに、いつの間にかC案が登場したり、はたまた別の企画の話になっていたり。。。後ほど説明するテクニックも併用すると、こういった苦痛から逃れることができます！
こちらの本も参考になります。
会議時間を短縮する方法
それではここからは、会議時間を短縮する方法について見ていきましょう。
新人 ハヤシさん1.会議時間を15分で設定する
これは今まで述べてきた通りです。自分で設定する会議は、まずは15分で設定しましょう！
15分で足りなさそうな場合は、30分、45分と15分単位で増やしていきましょう。
2.アジェンダ(議題)を明確にして関係者に共有
次にやることは、会議開催者であるあなたは「議題をまずは明確に」します。みっちり作り込んだものではなくても、会議案内のスケジューラやメール本文に、簡単に箇条書きで書くだけで構いません。例えば、以下のようなイメージです。
【アジェンダ】
・A案の説明及びご意見ご質問交換(5分)
・B案の説明及びご意見ご質問交換(5分)
・A案orB案どちらが良いかのディスカッション、及び方針の決定(15分)
・決定後の進め方確認(5分)
各パートの時間配分は書いても書かなくてもいいですが、開催者及び参加者の意識付けのためには書いたほうがベターでしょう。このアジェンダを作るのに少し時間がかかるかもしれませんが、会議で時間が30分浮くならその30分に検討できます。
3.情報共有は極力事前に
これは非常に大事な要素ですが、上記アジェンダ例を見て頂くとわかるように、それぞれの案の説明時間がほとんどありません(実質質問などを考えると説明時間ゼロ)。このためには、事前に資料をメールやteams等で配布して、参加者に目を通しておいてもらい、当日はポイントのみ30秒～1分程度でさらっと説明するだけにしておきましょう。
事前に資料を送っておくことで、参加者も何についての議論かイメージ沸きますし、事前に意見を固めたり下調べしてくれたりすることも多いです。そうすると、当日の議論が非常に実のあるものになります。よくあるのが当日にいきなり資料を見せられて、「持ち帰って検討します」となった場合、再度同じメンバーで打合せをせねばならず非常に無駄ですよね。
会議資料はマナーとして会議の2日前には送るようにしましょう。
始めは手間ですが、これも会議時間が浮くことを考えたら安いもんです。しかも、時間が浮くのはあなただけではなく、会議の参加者全員が時間が浮くので、組織で考えたときにも非常にメリットが大きいですよね。
4.最初に時間配分をリマインドする
あなたがファシリテーター(進行役)なら、最初に会議が15分しかないこと、このアジェンダの時間配分に沿って進行していくことをリマインドするといいでしょう。そうすることで、参加者も時間を意識するようになり、本題とは関係のない話題を話しにくくなります。
5.慣れないうちは、会議後の時間を空けておく
そうは言っても、慣れないうちは15分をオーバーしがちです。。そんなことがあってもいいように、できる範囲で構わないので、なるべく多くの参加者が会議後15分～30分空いている時間帯を狙い、設定すると延長戦にも対応できます。自分自身、別の予定を入れられないようにスケジューラに非公開のダミースケジュールを入れておくなどすると確実ですよ！
ま と め
いかがでしたか？今一度、会議時間を短縮するテクニックをまとめます。
●アジェンダを明確にして事前共有
●情報共有は事前に！
●会議の冒頭に時間をリマインド
●慣れるまでは会議後の時間が空いているところを狙えるとベター
これらを実践して、時間を有効に使えるビジネスパーソンになりましょう！
では、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
