ビジネスメール上達のコツ!メールの引用を上手に活用して効率的な返信を

メール返信の際、引用を上手に使うと返信メールを作成する効率がグッと上がります!

それだけでなく、相手にも伝わりやすい文章になって一石二鳥ですので、ぜひメール返信の際の引用を活用してくださいね。

マナー的に大丈夫?といった心配も含めて、現役サラリーマンが解説していきます。

メールの引用ってそもそも何?

メールの引用って何のこと?という方向けに、少しメール引用について説明しますね。

特に難しいことはなく、一般的には相手の文章に対して、引用符号「>」を文章の頭につけたもののことです。

例えばですが、以下のようなメールをあなたが受信したとします。

【件名】XXプロジェクトの件

【本文】
○○株式会社 △△様

□□株式会社の●●と申します。
お世話になっております。

先日依頼させて頂いた、XXプロジェクトの日程検討の件、
いかがご進捗でしょうか?

また、ご担当者はお決まりでしょうか?

ご多用の折恐縮でございますが、
状況をご一報頂けますと幸いでございます。

●●拝

このメールに対して、引用を使って返信した文章が以下です。

【件名】RE: XXプロジェクトの件

【本文】
□□株式会社 ●●様

○○の△△です。
平素より大変お世話になっております。

ご質問頂いた以下の件、回答させて頂きます。

>先日依頼させて頂いた、XXプロジェクトの日程検討の件、
>いかがご進捗でしょうか?

⇒現在、粗案を作成し上司確認中でございます。
 遅くとも、来週明けにはご報告させて頂けるよう進めて参ります。

>また、ご担当者はお決まりでしょうか?

⇒来週中には決めてご連絡いたします。

連絡が滞っており大変申し訳ございませんでした。

何卒宜しくお願い致します。

△△拝

引用返信の部分は、「>」を頭につけた以下の部分です。

>先日依頼させて頂いた、XXプロジェクトの日程検討の件、
>いかがご進捗でしょうか?
これを使って何が嬉しいんですか・・・?
相手のメール文を引用することで何の質問に対する回答か明確になることと、いちいち質問を打ち直さなくていいから時短になることです!

引用はマナー違反じゃない?

引用するとマナー違反だろうか?と、不安になる気持ちはわかります。

ですが、引用を使うこと自体はマナー違反ではないです。なので、気兼ねなく使ってください。

もちろん、あいさつ文もなくいきなり引用から入るような返信は、よっぽど心理的距離が近い会社同期などでない限りは失礼に値しますので、注意しましょう。

要は、引用を使うかどうかではなく、まわりの文章が失礼でないかを気にしましょう。

引用符号のつけ方

相手の文章をコピー&ペーストし、自分で引用符号「>」を打つ

基本はこれです。相手のメールから回答したい文章や質問をコピーし、貼り付け。

その文の頭(左端)に、引用符号「>」を打ち込みましょう。

引用する文章量が多い場合は引用符号が付くように設定しておくのも手

とはいえ、引用したい文章量が多くの行になる場合、いちいちコピー&ペーストしていると時間がかかります。

そんなときは、「返信」あるいは「全員に返信」ボタンを押して返信メール作成画面になったら、自動的に相手のメールに引用符号「>」がつくような設定に変えておくと便利です。

例えばこういうメールが来た時に・・・

予め引用符号「>」がつく設定にしておけば、以下のようになります。

ただし、HTML形式では引用符号がつかず、テキスト形式でないとダメなので注意してください。

HTML形式の方がメリットも大きいので積極的にオススメはしませんが、テキスト形式のメールに返信する際にお役立ちできるかと思い、設定方法をご紹介します(Outlook2019での方法です)。

ファイル→オプションを選択し、あとは以下画像の手順で設定していきます。

引用の活用メリット

冒頭で紹介した引用を使った返信文を、引用を使わずに返信するとどうなるかを見ていきましょう。

<引用を使った返信>

□□株式会社 ●●様

○○の△△です。
平素より大変お世話になっております。

ご質問頂いた以下の件、回答させて頂きます。

>先日依頼させて頂いた、XXプロジェクトの日程検討の件、
>いかがご進捗でしょうか?

⇒現在、粗案を作成し上司確認中でございます。
 遅くとも、来週明けにはご報告させて頂けるよう進めて参ります。

>また、ご担当者はお決まりでしょうか?

⇒来週中には決めてご連絡いたします。

連絡が滞っており大変申し訳ございませんでした。

何卒宜しくお願い致します。

△△拝

これを、引用を使わずに返信すると以下のようになってしまいます。

<引用を使わずに返信>

□□株式会社 ●●様

○○の△△です。
平素より大変お世話になっております。

ご質問頂いた件、回答させて頂きます。

まず、XXプロジェクトの日程検討の件についてでございますが、
現在、粗案を作成し上司確認中でございます。
遅くとも、来週明けにはご報告させて頂けるよう進めて参ります。

また、もう一つご質問を頂いておりました担当者の件でございますが、
こちらについても来週中には決めてご連絡させて頂く所存です。

連絡が滞っており大変申し訳ございませんでした。

何卒宜しくお願い致します。

△△拝

いかがですか?ピンク色の文字があなたが打つ文章ですが、たった2つの質問でも引用ありは3行、引用なしは5行と2行の差が出ています

もっと質問が増えるとさらに差は広がりますし、どの質問に対する回答なのかわかりにくくなってしまいます。

他の例も見ていきましょう。

○○株式会社 △△様

□□株式会社の●●と申します。
お世話になっております。

先日ご依頼いただいた次回プロジェクトの対応概要について、
以下の通り腹案を送付させて頂きます。

ご検討頂けますと幸いです。

【期間】
●月●日~○月○日

【予算見積り】
¥50,000,000~52,000,000

【必要人工見積り】
40~45名

【その他特記事項】
・弊社負荷によっては、人工を調整させて頂く場合がございます。
・現状頂いている仕様に基づいて概算していますが、予算はやや上振れする可能性がございます。
・検収はいつごろをご予定されていますでしょうか?

上記、何卒ご検討ご回答頂けますと幸甚です。

●●拝

これに対して、引用ありで返信すると以下のようになります。

□□株式会社 ●●様

○○の△△です。
平素より大変お世話になっております。

プロジェクトの対応概要のご連絡ありがとうございました。
いくつか確認させて頂きたい事項がございます。

>【期間】
>●月●日~○月○日

⇒開始・終了日ともに1ヶ月程度後にずらすことは可能でしょうか?


>【予算見積り】
>¥50,000,000~52,000,000

>・現状頂いている仕様に基づいて概算していますが、予算はやや上振れする可能性がございます。

⇒上記の通り記載頂いておりますが、上振れ幅はどのくらいを想定しておけば宜しいでしょうか?

>・弊社負荷によっては、人工を調整させて頂く場合がございます。

⇒どのくらいの人数を調整される可能性があるのでしょうか?また、その場合の見積り費用変動範囲をご教示ください。

>・検収はいつごろをご予定されていますでしょうか?

⇒プロジェクト終了後1ヶ月以内を目処に検収を挙げさせて頂きます。

以上、よろしくお願いいたします。

これを引用を使わずに返信すると以下のようになります。

□□株式会社 ●●様

○○の△△です。
平素より大変お世話になっております。

プロジェクトの対応概要のご連絡ありがとうございました。
いくつか確認させて頂きたい事項がございます。

まず、期間でございますが、開始・終了日ともに1ヶ月程度後にずらすことは可能でしょうか?

また、予算見積り額についてですが、「予算はやや上振れする可能性がございます」と
ご記載頂いておりましたが、現状見積りの¥50,000,000~52,000,000に対し、
上振れ幅はどのくらいを想定しておけば宜しいでしょうか?

もう1点、御社の負荷によっては人工を調整する可能性がある、と
ご記載頂いておりますが、
どのくらいの人数を調整される可能性があるのでしょうか?
また、その場合の見積り費用変動範囲をご教示ください。

検収についてのご質問もございましたが、こちらについては
プロジェクト終了後1ヶ月以内を目処に検収を挙げさせて頂きます。

以上、よろしくお願いいたします。

ピンク字の部分を見比べてみてください。

引用返信を使ったほうがだいぶシンプルですよね。

ま と め

引用を活用した返信について解説してきました。

引用を活用すると、メールがグッとシンプルかつ作成がスムーズになります!

まだ使ったことのない方は、ぜひ使ってみてくださいね。

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました!

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