ビジネスシーンでは、初めての相手や久しぶりの相手にメールしなければならない場面も多くありますよね。特に面着する場合と違い、メールではまだ直接会ったことのない人へ連絡しなければならないので、マナーを意識することが大切です。
相手に失礼のないようなメールの書き方を、現役サラリーマンが解説していきます！
メールの書き出し<初めての相手編>
突然のメール恐縮です・突然のメール失礼します がベター
初めての相手へ連絡するときの書き出しは、相手の宛名、あなたの自己紹介のあとに、「突然のメール恐縮です」や「突然のメール失礼いたします」が良いでしょう。
●●株式会社
○○様
初めまして、△△株式会社の××と申します。
突然のメール、大変恐縮です。
上記のような書き出しで本題に入っていくと良いでしょう。例文全文は、この後に載せますね。
メールの書き出し<久しぶりの相手編>
ご無沙汰しております が無難
以前一緒に仕事をしたことがある、あるいは同じ部署にいたことがあり、お互い何となく知っている・・・が、半年あるいは1年以上連絡を取っていなかった方などに対しては、相手の宛名、あなたの自己紹介のあとに「ご無沙汰しております」と添えておくと非常に丁寧です。
その直後の文章で、「●●案件でご一緒させて頂き、ありがとうございました。」など過去一緒に携わった案件や、「◎◎部でご一緒させて頂き、その節は大変お世話になりました」といったように部署の名前を出すなど、相手が思い出すようなキーワードを入れておくとなお良いです。
○○様
△△株式会社の××と申します。
大変ご無沙汰しております。
◎◎部でご一緒させて頂き、その節は大変お世話になりました。
上記のような具合で書き出すとスムーズです。
メール例文
ここからは、実際の例文を見ていきます。
①依頼や相談があるパターン
初めての相手に、依頼・相談があるパターンです。
【件名】
▲▲プロジェクトの件
【本文】
●●株式会社
○○様
初めまして、△△株式会社の××と申します。
突然のメール、大変恐縮です。
標題の件につき、大変不躾ながら
１点ご相談がございます。
▲▲案件につき、御社にてXX部分の業務を実施頂く事は
可能でしょうか？
背景といたしましては、
・・・・・・・・。
費用負担面につきましては、別途ご相談させて頂けたらと思いますが、
まずは上記業務を実施頂く事が可能か、ご検討を頂けますと幸甚です。
その他ご不明点ご懸念等ございましたら、
私まで何なりとお申し付けください。
以上、急なご連絡ご相談となり
大変申し訳ございませんが、
ご検討ご返信頂けますと幸いでございます。
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△△株式会社 □□部
××
TEL:090-XXXX-XXXX
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特に初めての相手に依頼したい案件がある場合は、上記のようにまずは「相談」という形で入るのが丁寧で心象も良くなります。
依頼メールの書き方は以下記事で解説していますのでぜひ併せてご覧ください。
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②聞きたいことがあるパターン
久しぶりの相手に、業務の関係で聞きたいことがあるパターンの例文です。
【件名】
XXプロジェクトの○○の発注方法について
【本文】
△△株式会社 山田様
●●株式会社の田中と申します。
ご無沙汰しております。
以前は●●案件でご一緒させて頂き、大変お世話になりました。
暫くご挨拶に伺えていない中恐縮ですが、２点教えて頂きたいことがございます。
まず、XXプロジェクトの○○の発注方法についてでございますが、
こちらは御社からお見積り受領後、発注させて頂くという段取りで間違いないでしょうか？
過去に請求書も必要だったというお話も弊社内にて伺っておりまして、
誤認のないように伺っている次第です。
また、2点目ですが、発注金額は先日頂いた仮見積もりから変更ございませんでしょうか？
もし変更がありましたら、大変お手数ですが〇月〇日までに、私までご連絡頂けますと幸甚です。
お手数をお掛けし申し訳ございませんが、上記２点につきご教示頂けますと幸いです。
ご不明点などございましたら、メールもしくはお電話にて
私までご連絡頂けますと幸甚です。
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●●株式会社 □□部
田中
TEL:090-XXXX-XXXX
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③最後は署名も忘れずに
初めてあるいは久しぶりの相手には、あなたの連絡先も記載するのを忘れずに。電話番号やメールアドレスが変わっていることもありますし、変わっていなくても、変わっていないことを伝えることが大事です。
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ま と め
初めて、あるいは久しぶりの相手へのメールについて解説してきました。
相手に失礼のないメールを送り、心象を良くすることで仕事もスムーズになりますので、ぜひこの記事の例文なども活用しながら素敵なビジネスライフを送ってくださいね！
