Microsoftのoffice365の中でも、抜群に簡単で便利なソフトがForms(フォームス)です。
エクセルやパワーポイントと同じアプリの一つですが、歴史が浅いこともありまだ馴染みのない方も多いと思います。
そこでこの記事では、初心者向けにFormsの使い方を解説していきます！
Formsって何？何が便利なの？
Formsは初心者でも簡単にアンケートや確認テストなどの問題を作ることができ、URLを回答してほしい人に送るだけですぐにアンケートやテストを開始できるアプリのことです。
しかも、集計も自動でやってくれるのでとっても便利です！
では、Formsの使い方をアンケート作成を例にとって説明していきます。
Formsでのアンケートの作り方
まず、Microsoft EdgeやGoogleChrome、Firefoxなどのウェブブラウザを立ち上げます。
※Internet Explorerでは公式サポートが終了していますので、動作が不安定になる可能性があります
立ち上げたら、URL入力ウィンドウに「office365 ログイン」と入力します。
ログインすると、以下のような画面になります。
※Microsoftアカウントとパスワードを入力してください。不明な場合は、会社のOA担当者などに確認ください
この画面で、左下のマーク(以下の図でココをクリック！と書いてあるところ)をクリックします。
上記のマークをクリックすると、アプリ一覧の画面に移りますので、「Forms」をクリックします。
Formsの画面に入ると、以下のようになります。
「新しいフォーム」をクリックします。
するとアンケート作成画面になりますので、「無題のフォーム」と書かれたところをクリックし、アンケートのタイトルを決めます。ここでは仮に、「自動車保有アンケート」とします。
次に、「新規作成」をクリックすると、設問を作成することができます。
それぞれの意味合いは以下です。
●テキスト・・・自由記述の設問を作成
●評価・・・☆マークや数値で、2～10段階評価の設問を作成
●日付・・・〇月〇日、などの日付を回答してもらう設問を作成
その他にも、右側の下三角マークをクリックすることで、「ランキング」「リッカート」「Net Promoter Score」などの設問を作成することができます。
一つひとつについてはここでは解説しませんが、実際に選んで頂くとイメージがつかめると思います。
実際に設問を作成
ここからは実際に設問を作成していきます。
よく使う「選択肢」と「テキスト」を例にとって説明します。
1.選択肢の設問の作成
例えば、「あなたは自動車を持っていますか？」という設問を設定するとします。
「新規作成」→「選択肢」をクリックすると、以下のような画面になります。
ここに質問内容と、オプション＝選択肢 を記入していきます。
ちなみに、「”その他”オプションの追加」でその他(自由記述付き)を追加することもできます。
2.テキスト形式の設問の作成
次に、テキスト＝自由記述 の設問を作成してみましょう。
「新規作成」→「テキスト」をクリックします。
すると、質問と回答を入力する画面になりますので、質問を入力します。これは自由記述なので、選択肢などを入力する必要はありません。
なお、下の「長い回答」のスイッチをクリックしてONにすると、解答欄が大きくなり、見やすくなります(ONでもOFFでも回答できる文字数などは無制限です)。
アンケートの出来栄えをチェック！
設問を設定したら、回答者視点でアンケートの出来栄えをチェックできます。
右上にある「プレビュー」ボタンをクリックしてください。
すると、実際に回答者が回答するときの画面を見ることができます。
修正や設問の追加があれば、左上の「戻る」ボタンをクリックすれば設問を設定する画面に戻ることができます。
いよいよ送信！
設問を確認し、問題なければいよいよ回答者にアンケートを送信します。
やり方はいくつかありますが、ここでは一番確実でわかりやすい方法を紹介します。
まず、設問作成画面で右上の「送信」ボタンをクリックします。
このボタンをクリックしてもいきなり送信することはありませんのでご安心ください。
すると、URLが出てきますので、右側の「コピー」ボタンをクリックすることでコピーできます。
※「URLを短縮」にレ点を入れてからコピーした方がURLが短くなってオススメです
あとはコピーしたURLを、メールやteamsに貼り付けて、回答してほしい人に送れば完了です。
QRコードなどでも送ることができる
以下のマークをクリックすれば、QRコードを入手することもできますので、これを回答者に送信してもOKです。
上記をクリックすると、以下のようにQRコードが出てきます。
その他にもwebページ用のコードなども作成することができますので、必要に応じて試してみてください。
集計も簡単！
集計も簡単です。
1人でも回答していれば、「応答」というところに回答者の人数が出てきます(下の例で言うと④)。
ここをクリックすると、選択肢の設問であれば円グラフ、テキスト形式の設問であれば回答の内容が抜粋して表示されます。
なお、テキスト形式の設問については問題文のすぐ下の「詳細」というボタンをクリックすると、以下のように回答を全て見ることができます。
回答はExcel形式でも出力できる
回答はExcel形式でも出力できます。
「応答」タブをクリックした後、「Excelで開く」をクリックすると、Excel形式で回答一覧がダウンロードできますので、好きな形に集計・編集できます。
こんな感じのExcelシートを出力できます。
まとめ；Formsは簡単に使えてとても便利！
ここまでFormsでできることと、使い方について説明してきました。
いかがでしょうか？
とても簡単で、すごく便利ではないでしょうか。
まだ使ったことのない方は、いろんなビジネスシーンで活用できるアプリですので、ぜひ使ってみてください！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
