【初心者向け】Teams会議の画面共有や録画の方法

Withコロナの時代、主流になりつつあるリモート会議。

Teamsを使ってリモート会議をしている人も多いのではないでしょうか。

初心者向けに、今さら聞けない!Teams会議でも画面共有のやり方やいいね!などのリアクション方法、そして会議の録画/録音、自動文字起こし、音声が聞こえないトラブル対応について毎日Teams会議を使っている筆者が解説していきます!

この記事を読んだらわかること

【この記事を読んだらわかること】
Teams会議での、
●画面共有のやり方
●リアクションのやり方
●会議の録画、自動文字起こしをする方法
●音声が聞こえないときの確認項目

Teams会議での画面共有のやり方

まずは基本中の基本、画面共有のやり方です。

・・・とその前に、まずは「一人で画面共有etcを練習できる」技を紹介します。

一人会議のやり方

この一人会議であれば、他の誰にも見られることなくいろいろなテスト、練習ができます。

もちろん、他人に通知が行くこともありませんので一人会議をしていることがばれることもありません。

やり方ですが、Teamsを立ち上げて左の縦バーにある「会議」をクリック。

次に、右側に出てくる「今すぐ会議」をクリックしてください。

すると以下のような画面になりますので、右下の「今すぐ開始」をクリック。

一人会議が始まると、以下のようにユーザー招待のお誘いが出てきますが、×を押して閉じます。

そうすれば一人会議をスタートできます。

ここでは、何をしても他人に見られることがありませんので、安心して様々なことをテストできます。

画面共有のやり方

画面共有のやり方は非常に簡単です。

まずは会議画面で右上に出てくる「↑」マークをクリックします。

すると、以下のような画面になります。

一番スタンダードなのは、あなたのパソコンで見えている画面をそのまま共有する「画面」共有です。

その他にも、特定のファイル(例:パワーポイントやエクセルなど)のみを共有する「ウィンドウ」モードもあります。このモードにすれば、特定のファイル以外が参加者から見られることはありませんので、見られたくないメールやチャットなどが不意に共有画面に写り込んでしまう心配はありません。

PCの音声も含めて共有したいときは、右上の「コンピューター サウンドを含む」をクリックすれば、あなたのPCで聞こえている音声も含め参加者に共有することができます。

会議中にリアクションする方法

会議中の発言などに対し、いいね!などのリアクションをしたいときは会議画面の以下マークをクリックすると、いいね!や拍手、笑顔、などのリアクションができます。

リアクションすると発言者が喜びますので、ぜひご活用ください!

会議の録画と自動文字起こしをする方法

会議を録画する方法も簡単です。

会議が始まったら、上のバーの「・・・」をクリックして、「レコーディングを開始」を選びます。

すると参加者に「この会議は録画されています」旨のメッセージが出て、後は何もしなくても会議の様子を動画で録画してくれます。会議が終わって数分~数十分経つと、Teamsチャットを通じてあなたに動画ができあがりました、と知らせてくれます。

このレコーディング機能の優れたところは、会議の発言を自動で文字起こししてくれるところです!

※トランスクリプションの設定を英語→日本語に変更する必要があります

※以下の例では、諸事情により「レコーディングを開始」がグレーアウトしています

会議が終了したら、退出する前に忘れずに「レコーディングを停止」しましょう。

やり方はレコーディングを開始するときと同様、画面右上の「・・・」をクリックして「レコーディングを停止」を選びます。

もしレコーディングを停止しないまま退出してしまうと、無音のままずっと録画が続いてしまいます(最長4時間)。

もしレコーディングを停止するのを忘れて退出してしまったら、もう一度その会議に入り直してレコーディングを停止してください。

音声が聞こえないときの確認項目

Teams会議が始まったあと、皆が発言しているはずなのに音声が聞こえない!という状況に陥ることがあります。

そんな時は慌てずに、以下の項目を確認しましょう。

①デバイスの設定

会議画面の上のバーの「・・・」をクリックして、「デバイスの設定」をクリックします。

すると出てくる「スピーカー」という項目の、▽をクリックして自分のPCのスピーカー設定になっているか確認します。

どれが自分のPCのスピーカーかわからないときは、出てくる選択肢をクリックして試してみてください。

また、その下の音量バーがゼロになっていないかも確認します。

②PCの大元の音量を確認

よくあるのが、自分のPCの音量設定がゼロ(ミュート)になっていたり、すごく小さくなっていて聞こえないパターンです。

それを確認するためには、画面右下のスピーカーマークをクリックし、音量を調整してみます。

まとめ

ここまで、Teamsでの画面共有のやり方やリアクションの方法、会議の録画や自動文字起こしの方法、そして音声が聞こえない場合の対処方法について解説してきました。

Teams会議には、今回紹介した機能以外にも会議を充実させる方法がたくさん存在します。

いろいろな機能を使ってみて、ぜひあなたの会議ライフを質の高いものにしていってくださいね!

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。

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