そんな不安や疑問を解消するため、この記事では以下についてわかりやすく解説します。
・Outlookメールが相手に届いたか簡単に確認する方法
・Outlookメールで相手がメールを開封したか簡単に確認する方法
・受信確認の返信をしてほしい場合の依頼の方法(例文あり)
なお、「受信確認のための返信はどうしたらいい？」という疑問に対しては、
以下の記事で例文つきでわかりやすく解説していますのでコチラをご覧ください。
ビジネスシーンにおいて、送られたメールに対し「受け取りました」という旨の返信はなるべく早めに行うのが鉄則です。簡単に返信できる内容ならそのまま返信すればOKですが、内容が濃かったり重たかったりして検討しないとすぐ返信できないとき、[…]
Outlookメールが相手に届いたか簡単に確認する方法
相手に届いたかどうかについては、「配信確認」という機能を用いて確認することができます。
この機能はメール送信前に設定しておかないと機能しませんので、必ず送信前に操作するようにしましょう。
やり方は非常に簡単です。
①メール作成画面の上部タブの「オプション」を選択する
②「配信確認の要求」にチェックを入れる
③あとはいつも通りメールを作成し、送信する
たったこれだけの作業で、きちんと配信されたかどうか確認することができます。
ただし、基本的にExchange Serverを使っていないと利用できない機能ですので、個人で契約しているドメインなどでは利用できないことも多い機能です。。
Outlookメールで相手がメールを開封したか簡単に確認する方法
次に紹介するのは、メール宛先の相手があなたのメールを開封したかどうかを確認する方法について解説します。
こちらもやり方は非常に簡単です。
①メール作成画面の上部タブの「オプション」を選択する
②「開封確認の要求」にチェックを入れる
③あとはいつも通りメールを作成し、送信する
あなたの作業はたったこれだけです。
相手がメールを開くと「開封確認メッセージを送信しますか？」と確認が出てくる
メールを送った相手があなたのメールを開くと以下のような画面で「開封確認メッセージを送信しますか？」というポップアップが出てきます。
ここで「はい」を相手が選んでくれたら、あなたのもとに以下のような開封済メッセージが届きます。
開封通知が届かない場合もある
相手があなたのメールを見ていても、開封通知が届かない場合があります。
・「開封確認メッセージを送信しますか？」のポップアップで相手が「いいえ」を選択してしまう
・メールをプレビュー表示のみで見ている
ですので、一番確実なのは送信するメールの本文に「受信確認のための返信をお願いします」と記載することかと思います。
受信確認の返信をしてほしい場合の依頼文(例文つき)
確実に送信先の相手があなたのメールを見たか確認するために、メール本文に受信確認の返信をしてほしい旨の依頼文を追加しておくとよいでしょう。
そのための例文を以下に記載します。
いずれも筆者が実際に会社で送信した文になります。
得意先など社外宛に送る丁寧なメール
××株式会社の△△です。
平素より大変お世話になっております。
この度、御社のお力添えのお陰様をもちまして
XXXの案件をローンチすることができました。
つきましては、
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・
何卒ご検討頂けますようよろしくお願い申し上げます。
また、厚かましいお願いで恐縮ではございますが
本件の重要性に鑑み、このメールをご覧になられましたら
内容をご確認頂いた旨をメール返信にて
ご一報賜れますと大変助かります。
以上、お手数をお掛けいたしますが
何卒宜しくお願い致します。
社内の他部署へ送る場合など比較的ラフなメール
××部の△△です。
いつも当部の活動にご協力いただきありがとうございます。
さて、このたび、
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・
取り急ぎ、この件を宛先全員が把握されたかどうか知りたいため、
本メールをご覧になったら”了解した”の旨、私までご返信いただけると助かります。
それでは引き続きよろしくお願いいたします。
まとめ
ここまで、メールの受信確認にまつわる悩みとその解決方法について解説してきました。
メールの受信確認も大事ですが、メールを使いこなすうえでそれ以上に大切なのは「メールの宛先To/cc/bccの位置づけの理解」や「未読機能を活用した業務効率化」です。
以下のメールに関する知識やテクを紹介した記事も参考に、メールを活用して上手に業務を効率化していきましょう！
こんにちは、なかみなとです。仕事でのメールの書き方で困っていませんか？プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。メールはビジネスにおい[…]
こんにちは、なかみなとです。ここでは、仕事でよく使われているOutlookでのメール整理術についてのノウハウを解説します。私が仕事で使っているOutlook2019を例に挙げていますが、Outlook2010以降全てのバージョンで[…]
アイキャッチ画像：https://www.civillink.net/仕事をしていると、さまざまな場面で打ち合わせなどの「日程調整」が必要になってくることがあります。日程調整を効率的にさばくことができれば、自分も相手も時間[…]
さまざまなビジネスシーンで、仕事の依頼をメールで行う機会は多いと思います。そんな時、相手の心象を悪くせずに、スムーズに依頼できたら・・・と思ったことのある人は多いでしょう。そんな時に使える、ビジネスでの依頼メールの書き方について解[…]
仕事でミスをした、あるいは自分の部署や会社の失敗を、自分が謝罪しなければならない。そんな機会は残念ながらビジネスシーンではしばしばありますよね。。そんな状況に陥っているあなたが、すぐに使える謝罪メールの書き方をお伝えします！[…]
ビジネスシーンでは、初めての相手や久しぶりの相手にメールしなければならない場面も多くありますよね。特に面着する場合と違い、メールではまだ直接会ったことのない人へ連絡しなければならないので、マナーを意識することが大切です。相手に失礼[…]
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。