こんにちは、なかみなとです。
みなさん、会議が多くて悩んでいませんか？あるいは、なかなか業務が終わらない・・・という悩みが、実は会議の多さのせいだった、なんてこともよくあります。
私自身、入社後数年間こそよかったものの、チームリーダーを任されるようになってからは格段に会議の数が増え、ひとつのグループを管轄するマネージャーになってからはますますその悩みが顕著になりました。。
そんな私が、実業務で会議時間の悩みから解放された方法をご紹介します。ちなみに私は、この方法を実践して会議時間がもとの半分以下、1ヶ月の業務時間の3割程度になりました！
まずは会議時間を視える化！
会議に多くの時間を費やしていませんか？
今日も朝から会議・・・昼前も会議、お昼食べたらまたすぐ会議・・・という具合に、会議に追われている人って多いと思います。でもそれが常態化して、半ば諦めてしまっていませんか？そんな状況を打破し、もっと有意義な時間の使い方をしましょう！
1ヵ月の会議時間を振り返ってみましょう
会議時間の視える化は簡単です。Outlookスケジューラなどを見て、直近1ヶ月の会議時間を合計してみましょう。定例会議はもちろん、上司や部下とのマンツーマンのミーティングも会議時間に入れてくださいね。
次に1ヶ月の標準労働時間の合計を計算してください。ちなみに標準労働時間とは、定時が8時-17時の職場なら日当たり8時間、これに稼働日数を乗じたものが1ヶ月の標準労働時間です。出勤日数が20日なら8時間×20日＝160時間/月 が標準労働時間です。
算出が終わったら、会議時間の合計が標準労働時間のうち何割を占めるか計算してみてください。例えば会議時間の合計が60時間、標準労働時間が160時間なら業務時間のうち約4割が会議時間ということになります(ここでは残業時間のことはいったん考えなくてOKです)。
では、この時間は何割が理想なのでしょうか？これは人によって感覚が違うと思いますが、私個人は3割以下が理想だと思っています。この3割という根拠はやや感覚的なものですが、NTTデータ経営研究所が出している調査結果では、日本における会議時間平均は15.4%。つまり2割以下です。一気にここまで持ってくるのは厳しいのと、経験上会議を1～2割近くまで減らしてしまうと、それはそれでうまくいかないということから、私自身は3割を目安にしています。
ちなみに私が会議時間で悩んでいたころは、何と6～7割を会議に費やしていました。そりゃ残業も爆発しますよね・・・。
①会議時間そのものを短縮！
当たり前の話ですが、会議時間そのものを短縮するのが近道です。ではどうやって短縮するのか？については、以下記事で解説していますのでこちらをご覧ください！
こんにちは、なかみなとです。この記事では会議時間の単位について見ていきます。みなさん、会議時間単位の目安ってどのくらいだと思います？1時間？30分？15分？会議の案内って、1時間のものが多いですよね。2時間のものもあった[…]
②出席する会議を厳選！
次にやるべきことは、「この会議は本当に自分が出ないとダメか？」を徹底的に意識することです。部下のつきそいで出ている「保護者出席」、自分の発言の機会はないが聞いておきたい「傍聴出席」など、本当はあなたが出なくてもいい会議っていっぱいあります。部下が新人なら仕方ないですが、すでにある程度一人で動けるようになってきたらあなたが出席する必要はありません。そうすることが部下の成長にもつながり、あなたがラクになることになります。その会議じゃないと得られない情報があるなら別ですが、後で必要になったときに議事録を見るなり、出なくても情報を得る方法はあります。
これは逆に、あなたが会議開催者になったときも同じことが言えます。本当に必要な出席者にのみ案内を出しましょう。日本人は律儀なので、何となく声をかけたメンバーも、何となく出席してしまいます。。。
③会議自体の数を減らす！
ここで紹介するのは「会議開催者側が意識すべき事」ですが、あなたやあなたの部下が会議開催者になったときはもちろん、呼ばれる側の立場になった時も、開催者に以下のような観点で「本当にこの会議は必要ですか？」と聞いてみてください。
情報共有のみの会議はやめる。ITツールを使って共有
一方的な情報共有のみの会議は多くあります。何かを決めるというよりは、情報伝達をして質問を受け付けて終了、という類の会議ですね。こういった会議は廃止し、teamsやslackなどのITツールでの発信に置き換えましょう！
質問もそこで募ればいいですし、誰かの質問とそれに対する回答が全員の目に触れるので、欠席者に再度説明して・・・なんて手間も省けます。私も実際、これを意識することで会議が劇的に減りました。
ITツールを使うことで、ペーパーレスにも貢献します。
「何かを決める」会議も、意思確認程度であればteamsやslackで代用
たとえ何かを決めねばならない会議でも、結論がある程度決まっている会議ってありますよね。A案、B案、C案があるが、周辺状況を考えるとほぼB案一択、といった会議です。この場合、事前に関係者にそれがわかる資料を展開しておけば、そもそも会議は必要なく、teamsやslackなどのITツールで代用・効率化することができます。
どうしても反対意見などがあればチャット上でやりとりすればいいですし、万一目論見が外れてA案が復活・・・ということになれば、会議をセットすれば済みます。
④会議にまつわる時間を減らす！
これはやや毛色が異なりますが、会議後の議事録の発行などにも時間がかかっている場合があります。コツは、会議中に議事録を作成してしまうことです。そのための方法を少し紹介します。
ITツールを活用しよう
OneNoteの活用
マイクロソフト製品を使っている方なら、OneNoteで会議のメモを取るのが便利です。これで聞きながらメモを取り、word形式でアウトプットしてすぐに関係者に配布・・・なんてことも可能です。私も愛用してます。ここについてはまた別記事で活用方法を書いていきたいと思います。
teamsの「会議メモ」機能を活用
teamsの会議メンバーだけが見れる会議メモを作成することができます。やり方は非常に簡単で、teams会議中に「会議のメモ」というボタンをクリックすればすぐにメモを作成できます。
会議の役割を決めよう
上記ITツールを使ってメモを取っていくわけですが、慣れるまでは話しながらメモを取るのって結構大変です。。もしあなた一人で全てをやらなければならない状況なら仕方ありませんが、もし他にも協力してくれる出席者がいるなら、最低限「ファシリテーター(司会進行役)」と「議事録係」だけは決めておきましょう。途中で議事録係が入れ替わっても、上で紹介したteamsの会議メモ機能ならそのまま同じメモを違う人が編集できます。
ま と め
いかがでしたか？今回は会議の効率化について解説してきました。
改めて観点をまとめてみます。
会議効率化は、
■会議時間を短縮
■出席する会議を厳選
■会議の数を減らす
■議事録作成など会議にまつわる業務の時間を減らす
ということを意識！
これらを意識・実践し、会議時間の割合が3割以下のビジネスライフを目指していってください！浮いた時間は、必ずあなたにとって有益な時間になります。
では、最後までお読みいただきありがとうございました。
