こんにちは！なかみなとです。
テレワークも定着してきましたが、相変わらず仕事の電話が多くて悩んでいませんか？
私も以前は出社・在宅時問わず、電話が多く悩んでいました。一日の電話の合計時間が2～3時間という日もザラ・・・それがそのまま残業時間の多さにつながっていたと思います。
その理由をこれから解説していきますね。
電話はデメリットが多い
単刀直入に言うと、電話はデメリットが多いので活用シーンは極めて限定的です。
電話の位置づけの変化
昭和の時代は、わざわざ移動しなくてもいつでも誰とでも会話できる電話は重宝されたんだと思います。携帯電話が普及してからはますます重要な位置を占めたことでしょう。
メールが普及してからも、大事な話は電話で・・・みたいなイメージは根強く残っていました。それは、電話がすぐに伝えたいことを伝えられる「即時性」を持っているからです。今のように誰でもPCやスマホを持っていなかった時代では、メールはすぐに読まれないツールであり、やっぱり電話頼りでした。
ですが、今はPCやスマホを社員がみんな持っており、かつメールだけでなくチャットも普及してきています。そうすると、電話の持っていた「即時性」のメリットが薄れ、デメリットが目立つようになってきました。
電話のデメリット
複数人との情報共有ができない
ご存じの通り、電話は相手と自分の1対1の、クローズな情報のやりとりの場です。電話会社によっては複数人の同時通話ができることもありますが、それでも3～4人が限界です。
その情報が相手と自分だけが持っていればいい情報なら、それでもいいかもしれません。ですが、仕事をしていると自分と相手以外にもその情報を伝えなければならないことが多くあります。そんなとき、いちいち電話で聞いた話を自分から複数人にまた電話して、あるいはメールして・・・とかやっていると、時間がどんどん奪われていきます。
上司のアベ氏
(アベさんが直接全員にメール出せば早いのでは・・・？)
↑こういう状況、よくありますよね！
いっぺんにたくさんの依頼を受けると困る
電話に出ているとき、必ずしもメモが取れる環境にいるとは限りません。なのに、いっぺんに3つも4つも頼み事をされると、電話切ったあとに「あれ・・・３つ目の案件なんだっけ？？」となりがちです。
(いや、これ、絶対あとで忘れるな・・・てか、こんなに用事あるならメールかチャットで書いてほしいんだけど・・・)
本題と関係のない話にいきがちで時間がかかる
これもよくありますよね。。しかも、相手が上司とか関係会社の人だと遮りにくかったり・・・。
先輩坂田さん
新人ハヤシさん気づいたら30分以上経っていたこと、私もあります。。
自分と相手のタイミングが一致しないとダメ
電話って、かける側と受ける側が、両方電話できるタイミングじゃないと会話できませんよね。。チャットやメールなら、とりあえず送っておけば相手がタイミングいいときに返せますし、案外テンポ良かったりします。
私もよく経験ありますが、不在着信あり→折り返すけど相手出ない→自分の会議中にまた折り返しがあって出られない・・・ということがよくあります。お互いにとってストレスですし、結局急いで伝えたい用件を伝えられないですよね。
電話を減らすには
さて、この記事の本題である、「いかにして電話を減らすか？」について見ていきます。
まずは自分がかけないようにする
当たり前のようですが、まずはここから始めましょう。メールやチャットが普及した今、在社でも在宅勤務でも、実は電話を使わずに仕事をスムーズに進められるはずです。一度実践してみてもらうとわかると思います。
案外、自分から電話しちゃってるパターンは多いです。その折り返しでまた電話をもらい・・・という悪循環も生じますし、何より「この人は電話しないと失礼と思うタイプなのかな」と思われてしまい、本当はメールやチャットで済む案件でも、周囲が気を遣って電話をしてくる、という状況が発生します。
電話の折り返しは、メールやチャットで行う
不在着信があったとき、あなたならどうしますか？まずは折り返すことが多いと思いますが、私は「お電話出られずにすみません。ご用件は何でしょうか？お急ぎでしたら折り返しますので仰ってください」などと、必ずチャットで返信するようにしています。この効果は思ったより絶大で、最近は本当の緊急案件以外は電話がかかってこなくなりました。笑
大事なことは、「この人はメールやチャットのほうが連絡つきやすいんだな」と周囲に思ってもらうことです。もちろん緊急事態では電話を使うかもしれませんが、一度そう思ってもらえれば電話がかかってこなくなりますよ。当然、業務に支障は出ていません。
最近はテレワーク時、本当は電話に出られるのに「ごめんなさい今オンライン会議中で・・・チャットならできます」と言って返してます。笑
※スケジュールを共有している人に言うとすぐ嘘がばれるので注意！！
ま と め：電話を減らして業務の効率化を！
電話のデメリットと、電話を減らす方法について解説しました。いかがでしたか？
すぐ実践できる方法を書きましたので、さっそく今日から実行してみてください！電話が減ると残業も減りますし、業務に集中できるので余裕時間ができてさらなるステップアップにつながりますよ！
それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
