こんにちは、なかみなとです。
仕事でのメールの書き方で困っていませんか？
プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。
メールはビジネスにおいても最重要なツールの一つで、メール文体があなたのビジネスマンとしての能力を表している、と言っても過言ではありません。
メールを上手に使いこなし、「デキるビジネスパーソン」を目指しましょう！
ページ下部に、シーン毎の例文なども載せておきますので、ぜひ活用してくださいね。
仕事のメールの基礎知識をおさらいしたい方は、以下の記事をご覧ください！
こんにちは、なかみなとです。仕事で当たり前のように使っているメールですが、その役割や位置づけ、電話やチャットとの違いなど、改めて振り返ることでもっとメールを有効活用できたらいいなと思い、以下に私なりの考えをまとめてみました。[…]
仕事でのメールの書き方を６つの流れで解説！
実際の書き方を6つのパートに分けて解説していきます。メールに不慣れな方はもちろん、普段からメールを活用している方も一度振り返りの意味を込めて読んでみてください。ここでは、私が使っているMicrosoftのOutlookを例に解説していきます。
①宛先入力
まずは宛先を入力します。送る内容に応じて、宛先にすべき人をピックアップしましょう。
Outlookを立ち上げて、左上の「新しいメール」をクリックします。
cc：参考送付。読んでもらってもいいが、読んでもらわなくてもいい人
Bcc：誰に送ったか、他の受信者に知られたくない人
・・・って感じです！
それぞれ、メールアドレスをコピーして貼り付けるか、「宛先」「cc」「Bcc」ボタンをクリックして、相手のアドレスを探します。宛先は何人でも
ちなみにデフォルトだとBccが表示されていませんが、「オプション」→「Bcc」をクリックして表示することができます。
②件名入力
次に、宛先入力欄の少し下にある、件名入力欄に件名を入力していきましょう。
件名は迷うことも多いですが、「○○の件」「○○について」「○○のお願い」「○○のお詫び」という形式にしておけば問題ありません。例えば議事録を送付したいなら、「議事録送付の件」などでOKです。
なお返信メールの際、件名の冒頭に「Re:」という文字が付きますが、これはそのままにしておきましょう。自分や相手が後で過去メールを検索する際、件名に「Re:」が残っていると一連のやりとりがまとめて検索できるので便利です。やりとりをしているうちに内容と件名が合わなくなることもたまにありますが、それでも件名はそのままでOKです。メールを転送した際の「FW:」も同じく残しておきましょう。残しておいても失礼にはあたりませんので、しっかり残しておいてくださいね。
③本文入力
さて、いよいよ本文を入力していきます。件名欄の下が本文入力欄です。ここからは、本文の主な構成ごとに解説していきます。
メール本文の構成
以下のように、1.宛名、2.挨拶、3.用件、4.締め、5.署名 という構成が一般的です。
1.宛名
ここには、送信相手の宛名を入力します。大きくは社内か社外かによって書き方が少し異なります。
【相手が社内の人の場合】
相手の部署名と、相手のお名前を書きます。上の画像の例では、「○○部××室 山田さん」となります。自分と同じ部署であれば、「○○さん」だけでも構いません。
会社の雰囲気にもよりますが、名前の後につける敬称は「さん」「殿」、あるいは役職が一般的です。よくある間違いとして、「様」や「○○部長殿」は過剰な敬称表現となり、常識がないと思われますので使わないようにしましょう。(ちなみに私の会社では「○○部長殿」といった表現が横行しており、逆に殿をつけないと失礼のような雰囲気があります・・・。正しい日本語を取るか、空気を読むか、そこは各自の判断でOKです。ちなみに私は空気を読む派です笑)
なお、社内であれば同じ案件で同じ人とメールやりとりが発生した場合、2回目からは「○○さん」あるいは宛名無しでも問題ありません。
【相手が社外の方の場合】
この場合はほぼパターンは1つで、「相手の社名→(相手の部署名)→(相手の役職)→相手の名前＋様」でOKです。例えば、「ABC株式会社○○部 課長 △△様」といった表現です。社外の場合、「様」にしないと失礼なので注意しましょう。ここでも、「△△課長様」などと連続敬称にならないように気をつけてください。
2.挨拶
【送信相手が初対面の場合】
上の画像の例にあるように、「初めまして、△△部の田中と申します。突然のメール送付恐れ入ります。」という言い方にすれば、好印象です！
【送信相手がすでに面識のある方の場合】
「△△部の田中です。こんにちは。」くらいでOKです。近しい関係の場合は、「山田です。」とだけ書いていきなり本題に入っても大丈夫です。
社外の方の場合は、「○○会社△△部の田中です。お世話になっております。」が典型パターンです。迷ったらこれでいきましょう。
3.用件
用件の最初は、「さて、・・・」という書き出しがスムーズです。
上の画像の例で言うと、構成のポイントは「まず業務上お世話になったことへの感謝」「お願いすることの内容」「目的」「納期」の４つを必ず織り込んでください。
ビジネスメールにおける一人称については、以下記事にまとめていますのでこちらも参考にしてください！
ビジネスでの一人称は、いろいろな言い方があります。私、僕、当方・・・いっぱいあって迷いますよね。社会人になりたてで言葉の使い方に迷っている方、ベテランだけど今一度正しい日本語を確認したい！という方まで、ビジネスにおける一人称につい[…]
本文の文字数
メール本文の文字数は、一般的には20～30文字で改行するのが良いとされています。
ただし、これにこだわりすぎずに、自分が読みやすいと思えるところで改行していけばOKです。
4.締め
締めの書き方も迷う方がよくいらっしゃいますが、シンプルに「何かあれば私までお問い合わせください」＋「以上、よろしくお願いいたします」の2つを織り込んでおけば間違いありません。あまり長く書きすぎても相手の時間を奪ってしまいますし、印象も悪くなってしまう可能性があります。
ちなみに私は、基本的にいつも「以上、よろしくお願いいたします」で締めますので、毎回入力しなくていいように後述の「署名」に初めから織り込んでいます。笑
5.署名
ここは自分の「会社名」「部署名」「氏名」「電話番号」を最低限記入しておけばOKです。
先ほども触れましたが、署名に予めよく使うフレーズを入れておくと便利です。使わないときは消すだけなので。
私の場合は、「○○会社△△部のXXです。」「いつもお世話になっております。」「以上、よろしくお願いいたします。」の３フレーズを予め織り込んでいます。以下のようなイメージです。
最後に、署名の設定方法を解説しておきますね。
署名の設定方法
「ファイル」タブをクリックし、オプションをクリックします。
次の画面で、「メール」→「署名」をクリックします。
「新規作成」→適当な名前を入力(自分の苗字がオススメ)→署名を入力→OK で完了です。
これで、次回からメールを新規作成するときに、最初から署名が入っています！
メール送信前に確認すること３つ！
さあ、いよいよメールが完成し、いざ送信・・・という前にちょっとだけ待ってください。以下のポイントを改めて確認しましょう。
１．全体の誤字脱字チェック
２．尊敬語・謙譲語のチェック
３．相手の立場になって、読み返してみる
最後の３はとても重要です。相手の立場になって、「嫌な感じの文章になっていないか？」「上から目線と捉えられてしまうところはないか？」「文章が長すぎる、あるいは言いたいポイントがわかりにくくなってないか？」など、改めて見返してみると意外と気づくところは多いです。
最初は時間がかかりますが、慣れれば1分かからずに見直しできますので、ぜひ習慣づけてくださいね！
ま と め
メールの構成とそれぞれの書き方のポイントを説明してきました。いかがでしたでしょうか？
質のいいビジネスメールで、「デキるビジネスパーソン」を目指しましょう！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
ココナラでビジネスメールの添削もやっています。お気軽にご相談くださいね！
