こんにちは、なかみなとです。
仕事で当たり前のように使っているメールですが、その役割や位置づけ、電話やチャットとの違いなど、改めて振り返ることでもっとメールを有効活用できたらいいなと思い、以下に私なりの考えをまとめてみました。
世の中にはまだまだ、「メールだけで仕事を依頼するなんでマナー違反だ」「お願いしたいときは面着か電話だろう」という人がいるのも事実です。もしあなたが会社でそういう人に辟易していたら、この記事を見て自分の正しさを再認識して、安心してもらう、あるいはそういった人を説得する材料の一助になると幸いです。
就活中、あるいは新入社員の皆さんも、この記事を読んでビジネスシーンでのメールの活用方法をイメージしてみてください。
このブログを読んでメールをこれまで以上に上手に使いこなし、「デキるビジネスパーソン」を目指しましょう！
仕事のメールの基礎知識
仕事のメールの役割と位置づけとは？
社内・社外問わず、業務にまつわる各種案件の確認や依頼、会議やイベントの案内など、その用途は多岐に亘ります。
ひと昔まえ(と、言っても30年近く前ですが・・・)は、正式な案内はメールではなく紙文書であったり、FAXであったりした時代がありました。私も直接その時代に居合わせたわけではありませんが、今でもベテランの方々の中には、「メールで案内を出すなんて、マナー的にどうなの？」というオーラを出してくる方も、わずかながらいらっしゃいますよね。。
ですが、今は電子メールが「正式な文書」の位置に完全に取って変わっています。万一、あなたの周りにまだ紙文書やFAXにこだわっている方がいたら、このブログを見せて目を醒まして頂いたほうがいいかもしれません。業務効率も全然違いますしね。
今はメンバー同士の連絡などはチャットが主流になりつつありますが、「正式文書」という位置づけで、今後少なくとも10年くらいは電子メールが活用されていくことは間違いないです。
メールのメリット・デメリットと、電話やチャットとの違い
ビジネスシーンにおけるメールのメリット・デメリットと、電話やチャットとの違いを記載していきます。不特定多数への広告など、B to Cの使い方ではなく、あくまで社内・社外の業務に活用するB to Bのシーンを想定して書いていきますね。
【メールのメリット】
①スピード
電話やFAXと比べて、一斉に多くの人に同じ情報を届けられるので、スピードが段違いです。例えば、「○○工場で設備不具合によりライン停止発生、関係部署は至急対応検討をお願いします」などの連絡を、一人ひとりに電話でしていたら、何分かかるでしょうか。関係部署が5部署あったとして、自分から5部署の代表者に連絡するのが5分/件×5部署＝25分。さらにその代表者から部内の関係者10人へ電話していたら、そこでさらに50分かかることになります。部内は人を集めて会議すればいいじゃん、という意見もありますが、在宅勤務者や出張者などがいたらぱっと集まれないのが現実だと思います。もちろん、社外の方へ連絡する際なんかは特に会議の段取りだけでも大変ですよね。
チャットも同じくスピード性に優れていますが、会社によっては社外へのチャット送付を禁止しているところもありますし、発言しやすいぶん、履歴の量が膨大になり後で本題を探すのが大変・・・という事態になりがちです。もちろん、チャットもメリットは大きいので、活用シーンをしっかり意識すれば業務効率が格段に向上します。ここについては以下の記事で解説しています。
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②コスト
続いて大きなメリットはコストです。言わずもがな、電子メールを作成・送付するのにコストはかかりません。わずかな電気代はかかりますが、紙だと1枚0.7円、インク代も別でかかってきます。FAXでも同じです。
メールソフト導入のイニシャルコストがかかるじゃないか、という話もありますが、PC1台あたり約7000円で入れられます。一方で紙はプリンターだけで数万円しますよね。業務用コピー機なども合わせると数十万円の出費になります。
それに、上で解説したように業務効率化に直結するので、その分社員の残業代や、電話代も減るわけです。毎月数千円～数万円浮くことを考えたら、メールの導入コストなんてあっという間にペイできます。
windows使ってないし・・・という会社でも、クラウドタイプのメールソフトもあります。ネットにさえ繋がれば、出張先や自宅PCからメールをチェックできてとても便利です！
③情報量と質
スピード、コストに続き、大きなメリットとなるのが情報量と質です。メールには本文にいろいろな情報が書けることももちろんですが、様々な文書データやエクセルなどの表データも添付できます。電話などでは伝えられない情報量が、「添付の通り・・・」という一言で伝わるのも大きな魅力ですね。
また、多人数に一斉に同じ情報を届けられるので、情報格差が生まれません。電話だと伝言ゲームになって、最初言いたかったことと違う解釈をされ、ムダな仕事が発生している・・・というのは知らず知らず起きていることです。
④そのままエビデンスにもなる！
最後に、これは最大のメリットかもしれませんが、メールはそのままエビデンスになります。口頭だと、お願いしたつもりでも相手が忘れていたり、勘違いしていたり・・・という場面がしばしば見られますが、メールを後から見直せば、言った言わないの水かけ論にならずにすみます。第三者が見て、お願いの仕方が適切だったかどうかも判断できますし、宛先がセットになっているので誰にお願いしたかも明確です。法的にもメールはエビデンスになり、15年前のニュース記事でもすでに、裁判で証拠として使われたと解説されています。
【メールのデメリット】
紙やFAXと比べてしまうと、正直メールはメリットしかありませんが、強いて言うなら以下のようなものでしょうか。
●受信するメールが増えすぎる
簡単に送れてしまうぶん、「とりあえずあの人たちも宛先に入れとこう」という意志が働き、受け手側から見るとメール件数が膨大でさばき切れない・・・なんてことになりがちです。これは、送る側が相手の時間を搾取しないように宛先を吟味することももちろんですが、受け手側もメールをタイトルなどから深く読む必要があるか判断する能力や、以下記事で解説している「未読機能・検索機能」を活用して、必要な情報を埋もれさせない工夫をしましょう！
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まとめ
メールの役割と位置づけ、メリットとデメリットを解説しました。
実際のメールの書き方は以下で解説していますので、そちらもぜひご覧ください！
こんにちは、なかみなとです。仕事でのメールの書き方で困っていませんか？プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。メールはビジネスにおい[…]
ちなみに、coconaraでメール添削サービスやってます。メールの書き方で迷っている方、もっとレベルアップしたい方、ぜひ気軽にお申込みください！
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