ビジネスで日程調整するときのメールの書き方！スムーズに日程調整する方法を解説。いろいろな相手に使える文面も紹介

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仕事をしていると、さまざまな場面で打ち合わせなどの「日程調整」が必要になってくることがあります。

日程調整を効率的にさばくことができれば、自分も相手も時間短縮になりますし、相手にも好印象を持ってもらえます！

ではさっそく、日程調整のやりとりの方法を見ていきましょう。

日程調整メールの構成

日程調整メールの実際の例文をもとに、構成を解説していきます。
※コピペ用の例文は記事の最後に準備しています！

①件名

件名は、例文にもあるように「打合せ日程のお伺い」や、「XXプロジェクトの打合せについて」など、シンプルなものがベターです。

あまり長すぎても格好悪いですし、逆に「打合せの件」だけだと何の打合せかわからず、相手を困らせてしまいます。

②場所

場所は明確にしておきましょう。どこで打合せするかによって、移動時間をどのくらい見積もるか変わってきますので、相手が確保すべき時間に影響してきます。場所が決まっていないと、時間が決まりません。

最近はリモート会議も多いので、リモートであればそれも明記しておきましょう。

③所要時間(打合せに必要な時間)

打合せに必要な時間の見積りも、必ず文中に入れておきましょう。これを忘れる人がたまにいますが、調整しようにも「何分の打合せなの？」と混乱を招き、無駄なやり取りが発生してしまい相手に迷惑をかけていまいます。

④出席者

出席者も記載しておくとなお良いです。少なくとも、こちら側の出席予定者は記載しておきましょう。

それによって、相手方の出席者も調整してくれることが多いです。

もし、相手方に必ず出てほしい人がいる場合、「○○様にもお声掛け頂きますよう、お願いいたします。」など、明記しておきましょう。

⑤候補日程

こちらから打合せをお願いする場合は、こちら側の出席者全員の都合の合う候補日程を予め挙げておきます。

そうすることでスムーズなメールのやりとりができますし、相手方にも無駄な工数をかけさせなくて済みます。

相手方からお願いされた打合せの場合でも、先方の候補日程が記載ない場合は、こちら側の日程を提示してあげたほうが結果としてスムーズになるので、私はいつもこちらから候補日を挙げるようにしています。

もし、こちら側の出席者の人数が多すぎてなかなか予定が合わない場合は、主要な出席者、特に職位の高い人のスケジュールに極力合わせるようにしましょう。

相手の都合がつかなかった場合などへの配慮も忘れずに

「もしいずれもご都合つかなければ、・・・」など、相手への配慮も忘れないようにすると心象も良くなり、円滑に仕事が進みますので、こういった配慮の文言も入れられるとベターです。

⑥署名

いざという時、相手の方があなたに連絡が取れるよう、必ずメールに署名は入れておきましょう。

Outlookメールでの署名の設定の方法は、以下記事で解説しています。

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段取りは早めに！

打合せ日程の調整は、相手方に失礼のないよう、できれば打合せ希望期間の2週間前くらいから始めましょう。

もし、突発業務などで2週間を切っている場合は、「直近の日程で申し訳ございませんが・・・」などの謝罪の意をメールに入れるようにしましょう。実務者同士なら1週間を切っていても問題ないことはありますが、出席者に上位者が含まれていると調整がつき辛いことが多いからです。

会議のアジェンダ(議題)なども2日前くらいまでに送付しよう

こちらで主催する会議の場合、会議のアジェンダ(議題)も事前に送付するようにしましょう。

相手が読む時間も考え、会議の2日前までに送れるとベターですが、少なくとも会議の前日までに送ると良いでしょう。

アジェンダを送ることで、会議の時短→出席者全員の業務効率化にもつながりますよ！

ここについては以下の記事でも解説していますので、ぜひご覧ください。

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ここは経験値にもよるので、まず最初は1時間でも良いとは思いますが、徐々に時間短縮を意識していってくださいね。

ま と め

会議の日程調整を効率化する方法について解説してきました。

明日から実践できることも多いと思いますので、ぜひこの記事をご覧になって頂いた皆様は、日程調整を少しでも効率化すべく意識していって頂けたらと思います！小さいことの積み重ねが、1ヶ月など長い目で見たときの効率化に必ずつながってきます！

明日から実践できることも多いと思いますので、ぜひこの記事をご覧になって頂いた皆様は、日程調整を少しでも効率化すべく意識していって頂けたらと思います！小さいことの積み重ねが、1ヶ月など長い目で見たときの効率化に必ずつながってきます！

最後に、コピペ用のメール例文を掲載します。

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました！