最近よく「仕事」が「属人化する」というフレーズを耳にします。
それが持っている意味と、そのリスクについて現役サラリーマンが解説します！
「仕事が属人化する」とは？
仕事が属人化するとはどういう意味なのでしょうか。
端的に言うと、ある仕事がある特定の人にしかできない状態になっていることを意味します。
例えば、「○○という作業はAさんにしかできないから、俺たちにはできないよ・・・」という状態です。
日本には”匠”と呼ばれる職人さんも多く、諸外国と比較してもこういった属人的な仕事が多いように思えます。
でも、それってある意味職人技で、ちょっとカッコいいなと思ったりしますよね。
ですが、属人化＝仕事が人について回ってしまうことって意外とリスクが大きいんです。。
仕事が属人化することの何がいけないのか？
仕事が属人化することのリスクは、以下のようなものが挙げられます。
●その仕事ができる人が休むと仕事が回らなくなる
●上司や同僚もその人の仕事内容が把握できず、上位や関係者に仕事の詳細が説明できない
●その仕事ができる人自身も、休みが取れなくなる
●チームワークが阻害され、組織としての生産性が上がらなくなる
これ以外にもいろいろあると思いますが、代表的なリスクを挙げています。
ここで言う「仕事の属人化」とは、職人さんが一品一葉のすばらしい工業製品や芸術品を作ることだけを指しているわけではありません。むしろ、そういうものはある意味それでも商品価値が高く利益が出ることが多いのでそのままでもいいのかもしれません。
ですが、この記事で言いたいのは「本来誰でもできる仕事なのに、単に他部署とのコミュニケーションの内容や議論結果が担当者以外に明らかにされていないがために、担当者以外が途中から手をつけにくくなっている仕事」を指します。
こういう状況に陥ってしまっている仕事は、リカバリーが効かず組織としてフォローアップしにくく、負の価値を生み出しやすい仕事と言えます。。
仕事を属人化させないために大切なこと
では、仕事を属人化させないために注意すべきこととは何でしょうか。
以下に私のサラリーマン経験から、仕事を属人化させないために大切にしていることを列記してみます。
1.メンバーの業務分掌を明確にする
まずは誰が何の業務を担当しているのかを、業務分担表や業務分掌表できちんと表現する。
これはけっこう大事です。当たり前のようですが、できていない組織も多いです。
例えば、「○○とりまとめ」や「○○対応」などで済ませてしまっていないでしょうか？
こういう曖昧な表現のみで業務分掌を書いてしまうと、実際に担当している仕事が顕在化せずに、担当者が人知れず業務を抱え込んでしまうことが少なくありません。。
また、業務分掌を明確にすることで個々人の負荷も視える化でき、負荷平準化も図ることができますので、面倒くさいと思うかもしれませんが業務分掌や業務分担表をきちんと整理・表現することはとても大事です。
2.メンバーとのコミュニケーションを密にする
個人が仕事を抱え込まない、という意味で、各メンバーとの1 on 1ミーティングやチャットによる非同期コミュニケーションを通じて、会話量を増やすこともとても大切です。
1 on 1ミーティングのメリットや進め方については、私の実体験を基に記事にしていますので参考にしてください。1 on 1シートもダウンロードいただけます。
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3.担当者のやりとりを常に視える化する
担当者のメールやチャットは、できるだけオープンにするようにしましょう。
Teamsなどを活用し、なるべく多くの人の目に触れるところで会話してもらうようにすれば、担当者本人が突発で休んでも、それまでのやりとりが後から追えますし、普段から目にすることで他人からでもカバーしやすくなります。
ぜひチャットのチームや、メールccなどを駆使して情報共有をする・させるように心がけてください。
4.データはデスクトップに置かない/置かせない。共有サーバやSharePointOnlineなどを活用
検討資料や報告資料なども、個人のデスクトップに置くのではなく、Teamsのチーム内のデータ(=SharePointOnline)や会社の共有サーバ内に置く/置かせることを心がけてください。
万一、突発で担当者が不在になっても、データがなくて進捗がわからない！あるいは報告する資料がない！と言うことにならずに済みます。
5.自ら率先して仕事を任せる、休みを取る
もしあなたが上司なら、自ら率先して他人に仕事を任せて休みを取るということも大事です。
もちろん、丸投げは禁物です。上述したような仕組みを構築してから、あなたがちょっとばかり不在になっても問題ない状態を仕立て、業務を代行してもらいましょう。
自ら実践することで、周囲のメンバーも追随しやすくなります。
まとめ
上記の1～5を一つでも多く実践し、仕事が属人化しないように善処しましょう！
そうすることで、組織としての生産性も向上し、あなたも周りも今より楽になるはずです。
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。