数年前までビジネスでのコミュニケーションツールの中心だったメール。今や、コミュニケーションツールといえばビジネスでもプライベートでも、チャットが主流になっています。
ですが、ビジネスシーンではまだまだメールも健在。結局メールとチャット、どっちを使えばいいの？・・・というお悩みに、現役サラリーマンが回答します！
結論；基本はチャットで！
いきなり結論から書いてしまいましたが、ビジネスシーンでのコミュニケーションの基本はチャットだと考えておいてください。
なぜチャットをメインにしたほうがいいかをお話ししますね。
チャットのいいところ
①コミュニケーションのテンポがいい
メールだと、どうしても「田中です」などの自己紹介や、「お世話になります」などのあいさつ文を入れがちです。
別にどちらも入れなくてもいいのですが、入れる人が多いため、何となく入れないと失礼・・・という雰囲気があり、いちいち打つ文字量が増えます。
ところがチャットだといきなり本題から入れますし、投げた文章に対していいね！などのリアクションもできるので、いちいち「了解しました」などの返信をすることが不要になります。
②皆のリアクションがわかる
投稿した文章に対して、いいね！の数などがわかるので、送った相手がどう思っているかを感じ取ることができます。
メールだと一方的に送っておしまいになりますが、チャットではいいね！の数、笑顔マークの数、悲しいマークの数なので受け手側がどう思っているかを察することができます。また、投稿した本人ではない人にもそれが見えるので、全員が共通の感覚をシェアできるというメリットもあります。
③送った後でも編集できる
これは意外と重宝するのですが、チャットは送信後でも文章を編集できます(少なくともteamsではできます)。
メールなどでも、送った直後に「あ！書き間違えた！」などということは時々ありますよね。
チャットなら、すぐに編集すれば皆が見る前に直してしまうことができます。
メールも「送信取り消し」という操作は存在しますが、社内で同じドメインでないとできない、などの制約も多く、あまり使えないことも多いです。。
④既読確認ができる
チャットなら既読確認ができます(teamsならチャットのみ可。チームでの会話は不可)。
メールにも「開封確認」などの機能はありますが、いちいち送信時に選ばないといけないですし、受け取った側も「開封済メッセージを送りますか？」などのポップアップが出てきて鬱陶しいです。。
既読確認ができると、読んでほしい相手が見てくれているか、気づいていないのか、状態がわかりますので便利です。
⑤エクセルやパワーポイントなどの資料を複数人でチャット上で作り上げられる
これも大きなメリットの一つですが、エクセルやパワーポイントなどのファイルをチャット上に投げ、それを皆で同時編集することができます。
こうすることで、全員の時間を合わせ集まって打合せして、その結果を資料に打ち込み、再度展開する・・・という手間が完全に省けます。
朝型の人と夜型の人がチームにいる場合など、わざわざ時間を合わせる必要がなくストレスフリーですし、各自の空き時間にファイル編集→チャットで会話 などができますので、これまでのように「皆の時間が合うのは3日後だから、それまで話が進まない」ということがなく、タイムリーに意見出しや資料作成ができます。
また例え会議中でも、複数人でファイルが同時編集できますので、話しながら資料を作り込んでいく・・・ということも可能です。
上記いずれも、私のチームでは日々実践していますが、チャットを使う前と比べ、格段に仕事のスピードが上がりましたよ！その副産物として、メンバー全体の負荷も下がり、マネジメントである私の負荷も下がるという嬉しい成果も得られました。
皆さんもぜひチャレンジしてみてください！
チャットによる時短については、以下の本もとても参考になります。
また、チャットのいいところについては以下記事でも解説しています。
こんにちは、なかみなとです。昨今テレワークが格段に増えましたね。ちょっと前までからすると信じられないくらいの勢いでテレワークが浸透していますが、急な変化にキャッチアップしきれず困っている人も多くいると思います。大きな困りご[…]
チャットではなくメールを使う場面とは
では、チャットではなくメールを使う場面とはどんな場面でしょうか。
私が考える、メールを使う場面とは以下のような場面です。
エビデンスを残したい場合
もちろんチャットも電子データという意味ではエビデンスになり得ますが・・・、いかんせん検索性がイマイチで、ここについてはメールに軍配が上がります。
チャットでももちろん検索はできますが、そもそもメールよりも圧倒的にチャットの方がやりとりしている件数も多いですし、数か月前の会話履歴を引っ張ってくるのは困難です。
その点メールなら、件名や差出人でぱっとソートしたり、添付ファイルの中身ごと検索したり・・・など検索性に優れていますので、いざという時にもすぐにエビデンスを引っ張ってこれます。
メールの検索を活用した仕事術については、以下記事に書きましたので参考にしてください。
こんにちは、なかみなとです。ここでは、仕事でよく使われているOutlookでのメール整理術についてのノウハウを解説します。私が仕事で使っているOutlook2019を例に挙げていますが、Outlook2010以降全てのバージョンで[…]
やりとりしたい相手とチャットできない場合
相手が社外で、チャットツールがそもそもない、や、会社のセキュリティ対策で社外とチャットの接続が禁止されている場合などは、言うまでもなくメールでやり取りせざるを得ません。
途中で宛先から抜きたいメンバーがいる場合
これは比較的レアケースかもしれませんが、例えば上司、あなた、あなたの同僚の３名でチャットチームを作り会話をスタートしたとしましょう。でも途中で、やっぱり上司には聞かせられない話題などが出てきたときに、メールなら返信メールの宛先から上司を削除してそのまま会話が続けられますが、チャットルームではメンバーを抜くと全員に通知が行ってしまうので、「なぜ抜いた？」と気づかれてしまいます。もちろんメールでも気づかれないわけではないのですが、チャットだと積極的にそれを通知してしまうというデメリットがあります。
LINEや電話との違い
以下記事で、メールだけではなくLINEや電話との違いについても整理しています。
時代の流れに合わせてTeamsを使えと言われましたが、LINEやメールとの違いがよくわかりません・・・。TeamsやslackなどのチャットはLINEやメールよりも便利です！この記事では、チャットとLINE、メールの[…]
ま と め
上記でお話したように、ビジネスシーンでは基本、まずチャットを使うようにしましょう。その方が必ず時短になりますし、利便性も増します。
一方、この記事で解説したようにチャットの弱点はメールで補完するようにしましょう。
チャットとメールの効果的な使い分けで、ぜひビジネスをスムーズに進めていってくださいね！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
