初心者にもわかるように丁寧に解説していきますね！
この記事を読んだらわかること
●シェアポイント(SharePoint)とは何か？
●ワンドライブ(OneDrive)との違いは？
●シェアポイントとTeamsの関係は？
●シェアポイントの出し方(Teamsからorブラウザから)
シェアポイント(SharePoint)とは何か？
シェアポイントとは何か？という疑問に簡潔に答えますと、
「会社の共有サーバーのオンライン版」
という答えが最も的確かと思います。
会社でよく、「Excelファイルを○○というフォルダに入れておきましたので確認ください」とか、「パワーポイントの資料を××というフォルダに入れておきました、これがそのリンク先です」という会話をすると思います。
シェアポイントは、この”○○というフォルダ”や”××というフォルダ”の部分が、オンラインすなわちネット上に置いてあるイメージです(正確に言うとクラウドサーバー上に置かれます)。
もちろん共有サーバーと同様、リンク先もメールやチャットに貼り付けることができます。
つまりユーザーであるあなたの目線からすると、これまでと変わらずに共有サーバーのフォルダを使い続けられると理解頂いて間違いありません。
シェアポイントのメリットは？
では、共有サーバーと比べたときのシェアポイントのメリットは何でしょうか。
それは、
①共有サーバーは導入するのに数十万かかるが、シェアポイントは月額1～2万で使える
②スマホなどからもアクセスできる
③Teamsと連動しており業務効率化に役立つ
④資料の同時編集ができる
⑤1ファイルのバージョン履歴が500まで保存される
・・・などです。その他にもメリットがありますが、代表的なものだけ紹介しました。
ワンドライブ(OneDrive)との違いは？
シェアポイントは、上述のとおり「会社の共有サーバーのオンライン版」です。
それに対しワンドライブは、「会社の個人パソコン内のデータのオンライン版」というイメージを持って頂ければOKです。
ここに保存したデータは、あなた以外から見られることはないのでご安心ください。
ワンドライブ(OneDrive)のデータを他人と共有することもできる
ワンドライブ内のデータ＝あなた個人しか見られないデータを、一部分だけ他人と共有することもできます。そこがオンラインのいいところです。
あなた個人のPCのデータを他人と共有しようとするとメールorチャットに添付して送る・会社の共有サーバーに入れる、などの手間が必要ですし、メールやチャットだとデータが更新されたら都度送り直さなければなりません。。
ワンドライブで”このファイルだけ共有”と設定すれば、常に皆が最新のデータを見に行くことができます。共有したデータ以外が見られることはありません。
シェアポイントとTeamsの関係は？
シェアポイントとTeamsの関係がよくわからず悩む人も多いと思います。
こちらも簡単に説明すると、「Teams上で作成したチーム・チャネル単位で、シェアポイント上にフォルダが作成される」ということになります。
具体的なイメージは以下の絵の通りです。
例えば、「依頼・相談」チャネルの中に新規フォルダを作成してみます。
チャネルをクリックして、上の「ファイル」タブをクリックすると作成画面になります。
ここで、「困りごと依頼」というフォルダを作ってみます。
これでTeamsの「依頼・相談」チャネルに「困りごと相談」というフォルダを作りました。
これをシェアポイントで見ると、「依頼・相談フォルダ」の中に「困りごと相談」ができているイメージになります。
シェアポイントの出し方
最後に、シェアポイントへの行き方をお伝えします。2種類紹介します。
1.Teamsからシェアポイントに行く方法
フォルダやファイルの右側の3点リーダーをクリックします。
すると、「シェアポイントで開く」という選択肢が出てきますので、クリックするとシェアポイントに行けます。
2.ブラウザから行く方法
Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザから行く方法を紹介します。
なお、Internet Explorerからは動作が不安定になりますのでオススメしません。
ブラウザのURL検索ウィンドウに、「office」などと入力すると候補として出てきます。
※Microsoft O365を契約している前提です
Office365の画面に行ったら、左側のバーからシェアポイントを探してクリックします。
見つからない場合は↓のマークをクリックすると出てきます。
まとめ
ここまでシェアポイントとワンドライブ、Teamsとの関係について説明してきました。
シェアポイントは使うと本当に便利です！
まだ導入していない企業はぜひ導入いただき、現在会社で使っている共有サーバーからデータを移行してサーバーを廃止して維持管理費用を抑えましょう！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
