【誰でも今すぐできる】Teamsで情報に溺れず仕事を効率化する方法!

仕事に追われ時間が足りない、もっと時間を効率的に使いたい!

あるいは、効率的に仕事を終わらせ早く帰って自分の時間を楽しみたい!

そう思っている人は多いと思います。

また、最近Teamsを使い始めたが、情報量が多くさばき切れない、投稿の波に呑まれてしまっている・・・

今回はそんな人向けに、「Teamsなどのチャットツールを使う人なら誰でもできる、仕事を効率化する方法」について現役サラリーマンが解説していきます!

この記事を読んだらわかること

【この記事を読んだらわかること】
●Teamsを使っている人が仕事を効率化する方法
●Teamsの投稿を見落とさない方法

Teamsをうまく使って仕事を効率化!

仕事でTeamsを使っている人が仕事を効率化するには、いかにTeamsを使いこなすかがポイントになってきます。

Teamsを使いこなすための手段はいくつかあります。

①Teamsでの投稿のチェックに時間を取られすぎないようにする
②Teamsでの投稿を見落とさないようにする
③メンション機能をうまく使う
④Teamsを使って情報をオープン化する
⑤Teamsでデータをやりとりする

今回は①と②の、「Teamsでの投稿のチェックに時間を取られすぎないようにする」、「Teamsでの投稿を見落とさないようにする」ための方法を紹介していきます。

ちなみに、③のメンション機能の使い方については、以下記事をご参照ください。

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Teamsでの投稿チェック時間を減らしつつ、Teamsでの投稿を見落とさない方法

それではここから、Teamsでの投稿チェック時間を減らしながら、投稿を見落とさなくなる、一石二鳥の方法を紹介していきます。

実際私はこの方法を実践してから、投稿の見落としはゼロ、Teamsを見ている時間も半分に減らすことができました!

そのための手順はたった2つです。

手順その1:チームを重要な順に並べ替える

まずはTeamsの左側のタスクバーの「チーム」をクリックします。

すると、チームの一覧が縦に並びます。

Teamsの活用が浸透してくると、ここのチームが多すぎてどれを見ていいかわからない・・・ということになりがちですよね。。

また、ちょっと目を離した隙にメンション通知がいっぱい来すぎていてどれから見ていいかわからない、ということもあると思います。

そんな悩みを解決する方法があります。

チームの並び順を、業務上優先順位の高い順に並べ替えることです。

その方法は非常に簡単。

チーム名をドラッグ&ドロップして、優先順位順に並べ替えるだけ です!
(※ドラッグ&ドロップ・・・チーム名をマウス左クリックで選び、左クリックを押し続けたままマウスを動かし、目的の箇所で左クリックを離すこと)

たったこれだけで、チームの並び順を入れ替えることができます。

ctrl+shift+↑↓でも並べ替えできる

マウスでドラッグ&ドロップする以外にも、チーム名を選んでctrl+shift+↑↓でも並べ替えできます。

優先順位のつけ方

優先順位のつけ方は職場によってさまざまですが、ポイントは「見落としてはいけない順」です。

例えば、客先とやりとりしているチームや、上司からの連絡が入るチームなどです。

客先や上司とやりとりするチームが複数あるなら、納期の近い順や受託金額の多い順、上司の偉さ順などで並べるとよいでしょう。

並べ替えは簡単にできますので、まずは直感的に並べ替えてみて、後で調整しても構いません。

手順その2:上から下まで順に定期的にスクリーニングする

Teamsでは、チームやチャネルに投稿があると、投稿があったチャネルが太字になります。

この機能を利用して、定期的に上から順に太字になっているチームがあるかをチェックします。

メンションされているかどうかは無視してください。

あくまで一例ですが、優先順位の高いチームは1時間に1回太字になっているかどうかをチェック、それ以外のチームは1日に1回、時間を決めてチェックするなどです(始業時や終業時などがオススメです)。

こうすることで、メンションの通知が来る度に仕事の集中が阻害され、気づいたら一日中Teamsに振り回されていた・・・ということを防ぐことができます。

しかも、相手がメンション忘れをしていても見落としを防げますし、優先順位の高い情報を集中的にピックアップすることができます。

この手順たった2つを踏むだけで、仕事の効率化と、投稿の見落とし防止を同時に図ることができます。

ぜひ、今日からあなたのTeamsでも活用ください!

まとめ

いかがでしたか?すごく簡単な方法で、Teamsチェックの効率化と見落とし防止を図ることができる方法を紹介しました。

こういったテクニックを活用しながら、あなたの業務を効率化し、貴重な人生の時間を有効活用されることを願ってやみません。

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。

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