こんにちは、なかみなとです。
昨今テレワークが格段に増えましたね。ちょっと前までからすると信じられないくらいの勢いでテレワークが浸透していますが、急な変化にキャッチアップしきれず困っている人も多くいると思います。
大きな困りごとの一つが、社内での情報共有です。これまでは当たり前のように皆が同じ時間に会社にいて、毎日顔を合わせていたので特に困らなかったのが、テレワークが増えてきて在社メンバーが減ってくると、今まで席にふらっと行って話をする、というようなこともできなくなりました。
その結果、コミュニケーションが希薄になり社内で情報格差が生まれ、指示した仕事の内容が正しく伝わらなかったり、メンバーのモチベーションがダウンしたり・・・という状況も生まれています。
そこでこの記事では社内で情報共有するのに便利なツールを、私の実体験に基づいて３つ紹介していきます！
①TeamsやSlackなどのチャット
すでに導入している企業も多いと思いますが、やはりこういった状況下で強さを発揮するのは、TeamsやSlackに代表されるチャットツールです。メールと何が違うの？と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、全然違います。こっちの方が双方向コミュニケーション、情報展開の容易さ、速さが断然優れています。
上記はチャットのイメージですが、LINEなどと同じ要領でTeams・Slackは使えます。LINEと違うところの一つは、「いいね！」などのリアクション機能が付いているところ。これはけっこう大事で、誰かが「こんな企画を提案しようと思うけどいかがでしょう？」というチャットを投稿したら、「いいね！」でリアクションできます。メールだと、「こんにちは○○です。そのご提案、いいと思います。以上、よろしくお願いします。」など、どうしてもやや長文になってしまうところ、ボタン一つで済みますし、メールだと宛先の人全員が返信すると煩雑になりますが、チャットであれば送った人みんなからリアクションがもらえるのも特徴です。
いいね！以外にも、悲しい・びっくり・怒りなどのリアクションもできますよ。
また、メールと違い返信しやすいのもメリットです。返信しやすいぶん、議論も活性化されて仕事の質も上がることが期待できます。
オンライン会議もできる
チャットのメンバーで、ボタン一つでそのままオンライン会議もできます。
会議中も、手を挙げるボタンで発言を制御できたり、参加者がリアルタイムに見ることのできるホワイドボード機能や会議メモ機能もあって、とっても便利です！
②Yammerなどの社内SNS
こちらは、LINEではなくFacebookのような使い方で、社員一人ひとりが自分のプロフィールを登録して自ら社内の不特定多数に対して情報発信できるツールです。まだうちの会社も導入したばかりでフル活用できているとは言えませんが、例えば気になった時事ネタやオンラインセミナーの紹介、業界動向を議論する場を作れたりと、普段付き合っているメンバーからは取れない情報を多く得ることができるので、会社全体の知識レベルアップに活用できます。
会社トップからのメッセージ発信なんかも、こういった社内SNSを使ってできるとリアクションも見れますし有効だと思います。
③メール
上記のチャットのところでメールより優れている、という表現をしましたが、双方向コミュニケーションではなくワンウェイの情報発信に関しては、メールもまだまだ優位性があります。何と言っても社内外問わず一斉に情報発信できますし、チャットや社内SNSと違って扱いに慣れている人も圧倒的に多く、せっかく発信したのに見てもらえない・・・ということになる可能性は低いです。発信した内容に関して、特にリアクションや多くの人の返答を求めない場合はメールでぱっと発信というのも有効な手段と言えます。
ビジネスメールの書き方については、以前の記事を参考にしてくださいね！
こんにちは、なかみなとです。仕事でのメールの書き方で困っていませんか？プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。メールはビジネスにおい[…]
ま と め
以上、社内の情報共有に便利なツールを３つ紹介しました。情報共有はこれからの時代、ますます重要性を増しています。もしまた上記ツールを使っていない！という企業の情報部門の方は、早急に導入を検討すべきですし、自社でツールはあるけど自分自身はまだ使いこなせていない・・・という方は以下のような本も参考にしながら、情報発信に慣れていってくださいね！
情報発信はすればするほど、自分自身へも良質な情報が入ってくることにつながりますので、ぜひ積極的な情報発信を心がけてください！
それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました！
