こんにちは、なかみなとです。
ここでは、仕事でよく使われているOutlookでのメール整理術についてのノウハウを解説します。私が仕事で使っているOutlook2019を例に挙げていますが、Outlook2010以降全てのバージョンで活用できる方法なので、ほぼ全てのOutlookユーザーのお役に立てるはずです！
ではさっそく見ていきましょう！
ビジネスメールの整理に使う機能はたった2つ！
でもこれから紹介する方法を使えば、たくさんメールが来ても取りこぼしなく捌けますよ！
多くの人のメールにまつわる困りごとは、例えば以下のようなものがあると思います。
「たくさんのメールが来るが、後回しにすると返信を忘れそうなのですぐ返信しようとすると、メールばっかりに時間を取られる」
「後でまとめて返信・・・と思っていたら、緊急案件のメールが混ざっていて他部署に迷惑をかけた」
「後から”あの時のやりとりで先方が何て言ってたっけ？”と思ったときに、過去のメールを探すのが大変だからメールボックス内のフォルダに分けて整理しておこう。でも毎回やるの大変だし、結局どこのフォルダにしまったかわからなくなって・・・」
これから紹介する方法を使えば、そういう悩みが一挙に解決できて、さらに時短にもなります！
メール整理に使う機能は、以下の２つです。
②検索機能
この2つさえ活用すれば、メールフォルダやメールボックスを作って、いちいちそこに振り分け・・・なんて面倒なことをしなくても済みますし、メール整理ができるだけでなく対応すべきメールが視える化されて、業務の時短にもつながりますよ！
では、それぞれの機能の活用方法について見ていきましょう。
未読機能の活用方法
未読というのは、言わずもがな「メール開封前の状態」です。初期設定のままだと、メールをプレビューしただけで既読になってしまうと思います。中身を確認した(=開封した)と認識されるんですね。
ですが、この未読状態をうまく活用し、「返信していない」あるいは「依頼されたタスクが完了していない」案件のメールは、未読状態のままにしておくことで以下の効果があります。
- 返信忘れ
- 仕事の取りこぼし
- 自分のやるべき仕事量の目安がわかる
(未読が溜まってきたら上司に相談、などもできる)
未読状態への切り替え方
未読状態へ切り替えるのは、とても簡単です。メールを右クリックして、「未読にする」を選ぶだけです。
未読状態をキープする方法
ですが、初期設定のままだと、またメールの中身を見るたびに既読に変わってしまいます。いちいち右クリックして未読と既読を切り替えるのは面倒ですよね。そこで、プレビューしただけでは既読にならない方法を紹介します！この設定は一回やってしまえば、以降やる必要はありません。
「ファイル」→「オプション」をクリックします。
「メール」→「閲覧ウィンドウ」を押し、「閲覧ウィンドウでの表示が終わったら開封済にする」からチェックを外します。
未読→既読への切替タイミング
ここで肝となるのが、「何をもって未読から既読へ切り替えるのか？」というところです。各自、自分に合った判断基準を構築していけばいいと思いますが、私の場合は以下のようなポイントを意識しています。
●後でじっくり読む必要のありそうなメールは、とりあえず未読。読んだら既読化。
●仕事の依頼メールは、その仕事が終わるまで未読のまま。仕事が完了したら既読化。
未読のみ表示するメールボックスの作り方
未読機能を活用するうえで便利なツールとして、「未読のみ表示」フォルダを作ってそこを確認する方法があります。やり方は簡単ですので、以下に紹介しますね。すごくオススメですので、ぜひ活用してください！
まず、「フォルダ」→「お気に入りを追加」をクリックします。
「新しい検索フォルダ」をクリックして、「未読のメール」→OKをクリックします。
そうすると左のボックス内に「未読のメール」というフォルダができますので、そこを一回クリックしてから「お気に入りに追加」をクリックします。
これで「未読のみ表示するフォルダ」を追加できました。あとは、未読メールが重複していて邪魔なので、お気に入りから削除しておきましょう！
これで終了です！お疲れ様でした。
次回からはOutlookを立ち上げたら、まず左上の「未読メール」をチェックするだけで仕事がスムーズに進みます！
検索機能の活用方法
では次に、検索機能の活用方法について解説していきます。
Outlookのメール検索機能は、昔と比べてぐっと使いやすくなりました。
検索機能の出し方
まず検索機能の出し方ですが、すでに最初から画面に出ていますので以下の画像をチェックしてみてください。
検索機能の活用イメージ
主な活用シーンは、以下のような場合です。
●以前やりとりしたことのあるメールアドレスを調べたいとき
●(やや番外編)会社の携帯に知らない番号からかかってきた！
会社関係者かどうか確かめるために 番号で検索・・・
・・・などなど、活用シーンは盛りだくさん！！
以前メールでもらったかどうか曖昧な資料を、再び関係者に送付をお願いしたりしたら失礼ですよね！そんな時はまず、メール検索でもらっていないことを確認し、そこからお願いするようにしましょう！
検索する単語のコツ！
検索する単語は、主に「相手の名前や部署名」「イベント(会議)や案件名」がメインですが、その他特徴的な単語などがあればその単語でも構いません。逆に、”よくある名前”などの場合は検索結果が多すぎて見つからないこともありますので、その場合は「名前」＋「案件名」などで検索してみてください。検索ウィンドウに単語ごとにスペースを区切って入れれば、and条件で検索してくれますよ！
また、この検索機能の優れているところは、「添付ファイルの中身」も検索してくれるところです！
※バージョンによります。また、Excel・PowerPointなどのマイクロソフト製品はいいですが、PDFなどには反応しません
うまくヒットしない場合は、以下のように検索するフォルダを「すべてのOutlookアイテム」にしてみましょう。
<番外編>アーカイブフォルダはあっても良し！
冒頭で、「メールの整理のためのフォルダ分けはする必要はない」と断言しましたが、唯一アーカイブフォルダはあっても差し支えないかと思っています。
アーカイブフォルダって？
アーカイブ(archive)とは、「保管する」という意味を持つ英単語です。私の使い方としては、業務には直接関係ないんだけど、「あとで読みたいニュース記事」や「後でじっくり見たいオンラインセミナーの案内」などのメールを、未読にしたままこのフォルダに入れるようにしてます。
やり方は非常に簡単で、メールを選んだ状態で上のメニューバーの「アーカイブ」をクリックするだけです。
もしくは、メールをアーカイブフォルダへドラッグ＆ドロップしてもOKです。
アーカイブフォルダに移動することで、「業務終了後に読もうと思っているメール」をフォルダ分けでき、スッキリします！
ま と め
いかがでしたか？この記事ではメールのラクな整理方法をお伝えしました。改めてまとめると、メール整理は以下のようなところがポイントになります。
●使うのは「未読機能」「検索機能」の２つのみ！
●アーカイブフォルダはあっても良し
この記事の通りメールを整理・活用し、デキるビジネスパーソンに一歩近づいてくださいね！
では、最後までお目通し頂いてありがとうございました。
