Teamsに代表される、チャットベースのコミュニケーションツールを職場で使っている人や、これから使おうとしている人も多いと思います。
みんな使い始めたけど、メンションの仕方がイマイチわからない、、使いどころは？という疑問や、目上の方にさん付けは必要？などの悩みに毎日Teamsをがっつり使っている現役サラリーマンがお答えします！
この記事を読んだらわかること
●メンション時の通知の行き方
●メンションの使いどころ
●メンションしないとどうなるか
●目上の方に「さん」などの敬称を付けるかのマナーについて
●(追記)メンションできない場合の対応
では、順番に見ていきましょう！
メンションとは？
そもそも、メンションって何？という方向けに、メンションの意味合いを解説します。
すでにご存知の方は、この段落は読み飛ばしてください。
メールの「To」と同じ意味合い
「メンション」とは、メールで言うTo/cc/bccのうち、To宛先に入れるのと同じような意味を持っています。
メールのTo/cc/bccのそれぞれの意味については、以下の過去記事を参考にしてください。
こんにちは、なかみなとです。仕事でのメールの書き方で困っていませんか？プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。メールはビジネスにおい[…]
メンションするとどうなるか
では、メンションするとどうなるのでしょうか。
下の絵のように、メンションされた人宛てに、通知が行きます。
左上のベルマーク「アクティビティ」を押すと、メンションされたことがわかります。
このように、見てほしい内容を投稿した際は、メンションして相手に通知が行くようにしましょう。
メールでも、To宛先はそのメールを読んでほしい相手、反応してほしい相手を入れると思いますが、それと似ています。
Teamsでのメンションの方法
個人をメンションする
では、どうやってメンションするのか？について説明します。
以下のように、まずは「新しい投稿」をクリックして文章入力画面にします。
出てきた文字入力欄に、「@」(アットマーク)を入力すると、名前の候補がいくつか出てきます。
メンションしたい相手が候補の中になければ、@の後に、相手の名前をアルファベットで入力してみてください。
すると、同じチームに相手も所属していれば、候補として出てくるはずです。
出てきた候補を、クリックすれば青字で名前が入ります。あとは投稿すれば相手をメンションすることができます。
全体メンション
チームに所属している全員にメンションしたいときには、＠のあとにチーム名やチャネル名、あるいは「@chanel」「@team」と入力すると、全体メンションできます。
メンションしないとどうなるの？
メンションなしで投稿するとどうなるかについても説明します。
メンションなしで投稿があると、通知などは相手に行かず、ひっそりとチャネル名が太字に変わります。
以下のような状態になります。太字になるだけなので、画像ではわかりにくいかもしれません。
投稿にリアクションが不要な相手にはメンションなしでOK
例えばメールのccやbccのように、参考で宛先に入れている相手や、投稿にリアクション不要な相手はメンションなしでOKです。
メンションされなくても、会話の履歴は残るので、必要に応じて後で読み返すことができますし、太字になっているチャネルを気が向いたら読むこともできます。
また、組織全体として慣れてきたら毎度メンションしなくても読んでリアクションしてくれるようになりますので、そうなったらメンションは本当に必要なときのみに限定するほうが、情報伝達の効率が上がります。
「さん」などの敬称は付けるべき？
これもよく聞かれますが、メンションすると相手のフルネームが表示されます。そのままだと、相手を呼び捨てにしているように見えてしまいます。
本来は、敬称は不要です。が、日本社会において上司や先輩を呼び捨てにするのはどうしても抵抗があるという人もいると思うので、その場合はメンションで青字になった相手の名前のあとに、「さん」や「部長」などを直接打ち込みましょう。
周囲の方がどうしているかを見て、敬称を付けるかどうか考えるのも手です。
メンションできない場合の対応
Microsoft起因のバグ？のせいかどうかはわかりませんが、Teamsではメンションしようとして「＠」を打ち、名前を入力してもメンション候補が出てこないことがあります。。
そんなときは、「＠」の後に、半角のスペースを入れてみてください。
そのチームやチャネルに加入している人が候補として出てくることが多いです。
※それでもメンション候補が出てこないときは、一度サインアウトして再度サインインしてみてください
その他、メンションに関する知識
ここから先はやや高度な話になるので、メンション初心者の方はスルーして頂いてOKです。
個人との「チャット」は、メンションしなくても通知が行く
チームに投稿するときはメンションしないと上述の通りチャネル名が太字になるだけで通知が行きませんが、「チャット」のほうはメンションなくても通知が行きます。
よって、チャット機能ではメンションしなくてもOKです。
チームでの会話でメンションなしでも、投稿への返信であればメンションされる
チームで、誰かが投稿したものに返信した際は、メンションがなくても投稿主には通知が行きます。
よって、投稿主だけに通知がしたい場合は、メンション不要です。
まとめ；メンションを上手に使いこなそう！
メンションを上手に使いこなせれば、自分も周囲もTeamsの有効活用ができ、生産性向上につながります！
ぜひ、上手にメンションを使いこなして非同期コミュニケーションの達人になってください！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
