新人ハヤシさんたまには早く帰ってドラマ観たいよぅ・・・
なかみなと仕事が早く終わらない原因
①電話を多用している
電話が業務遂行の障壁になっているパターンが非常に多いです。以下の記事にも書きましたが、チャットやメールが当たり前化しつつある今は、電話はもはやオワコン、時間を奪うだけのツールになりつつあります。
こんにちは！なかみなとです。テレワークも定着してきましたが、相変わらず仕事の電話が多くて悩んでいませんか？私も以前は出社・在宅時問わず、電話が多く悩んでいました。一日の電話の合計時間が2～3時間という日もザラ・・・それがそ[…]
自分だけでなく相手の時間も奪ってしまうツールなので、使いどころには注意しましょう！
②会議が多い
会議も、仕事を早く終わらせようとするうえでは大敵です。1時間の会議が4件あれば、それだけで定時の就業時間の約半分を占めることになります。。ここについても、以下の記事で解説しています。
こんにちは、なかみなとです。みなさん、会議が多くて悩んでいませんか？あるいは、なかなか業務が終わらない・・・という悩みが、実は会議の多さのせいだった、なんてこともよくあります。私自身、入社後数年間こそよかったものの、チーム[…]
これも電話と一緒で、参加者の時間も同様に奪うことになりますので、自分が開催するときはそこを留意してくださいね。
③次にやるタスクが明確になっていない
案外、「次にやることが明確になってない」人って多いです。私が見てきた中でも、こういう方って必ずと言っていいほど仕事が長時間になりがちです。
次にやることが決まっていれば、今のタスクが終わったらすぐに別の仕事に切り替えられますし、優先順位もつけやすいですよ！
④一つの仕事をダラダラやってしまう
ついつい、上司が見てないから・・とか、研究者気質で一つの仕事をものすごく丁寧にやってしまって、仕事が終わらなくなっている人もよく見かけます。こうなると、プロジェクトの谷間などで仕事が減っても、一つの仕事にかける時間が増えてしまって結局仕事が終わらない・・・ということになりがちです。。
⑤雑談に時間を取られている
意識していなくても人と喋っている時間というのは長いものです。在宅勤務をするようになって、仕事がすごく捗るようになった経験ってありませんか？
もちろん、一定のコミュニケーションは仕事で必要ですので、全く雑談をしないのがいいことかというと、そうではありません。しかし、気づいたら業務中に30分もおしゃべりしてしまっていた・・・なんてことはないでしょうか。
例えば一回15分の雑談でも、何度も繰り返すと累積で1～2時間にもなり、これがそのまま残業時間につながったり、業務の停滞につながります。
⑥そもそも帰れる雰囲気がない
たとえ仕事が早く終わっても、上司がいるから帰りづらい・・・同僚も誰も帰ってない。。。本当は今日やらなくてもいい仕事だけど、やっておくか。という方も多くいると思います。
仕事を早く終わらせる方法
さきほど述べた原因に対して、それぞれの対策を書いていきます。
①電話はメールやチャットに置き換える
電話はなるべくメールやチャットに置き換えましょう。その方が複数人に同時に情報共有できて便利ですし、自分と相手の時間が合わなくても行き違いになりません。
私は不在着信があったら、必ずチャットで折り返すようにしてます。
そうすると、徐々に電話の使用頻度は下がっていきますよ！
②出席する会議厳選・会議時間そのものを短縮
まずは「この会議、本当に私が出る必要あるかな？」と考える癖をつけるようにしてください。そうするとだんだん、出るべき会議と出なくていい会議が見分けられるようになってきます。
次のステップとしては、会議開催者に「別件で立て込んでいて、もし可能なら欠席してもいいですか？」などと打診してみましょう。こうやって会議を一件でも二件でも減らしていくことが、業務を早く終わらせることにつながります。
また、もしあなたが会議開催者なら、以下記事を参考にして会議時間そのものを短縮することを試みてくださいね！
こんにちは、なかみなとです。この記事では会議時間の単位について見ていきます。みなさん、会議時間単位の目安ってどのくらいだと思います？1時間？30分？15分？会議の案内って、1時間のものが多いですよね。2時間のものもあった[…]
③④ToDoリストやOutlookスケジュールなどを使って、次にやるタスクを明確にする
ToDoリストの活用や、Outlookやgoogleカレンダーなどのスケジューラに予め「取り組むタスク」を入力しておきましょう。以下のような画面のイメージです。
こうすることで、次にやることにぱっと移れるだけでなく、自分で決めた時間内にやりきろうという意識が芽生えますし、予定表を上司と共有している場合には、上司にも成果をアピールしやすくなりますよ！
⑤雑談は最小限に
雑談は最小限にしましょう。自分から話しかけたくなっても、我慢です。ストレスが溜まるかもしれませんが、仕事を早く終わらせて家でのんびりする、あるいは業務後に同僚とお茶に出かけるほうがよっぽどストレス解消になります。
もし話の長い人に話しかけられてしまって困る、という方は、リモート会議をしている風でイヤホンをつけて仕事をするという方法もあります(私はたまにやってます、笑)。
⑥早く帰れない雰囲気を変える
もしあなたが上司の立場なら、以下の本を読んで「メンバーを信じて、メンバーの生産性を上げ、残業を減らす」ことで、早く帰る雰囲気を率先して醸成しましょう。
また、もしあなたが部下の立場なら、以下の記事に「なぜ短時間で働くことが重要か？」について書いていますので、上司の方にも伝えてあげてくださいね！
2021年6月3日、男性の育児休暇が取得しやすくなる法改正が衆議院にて成立しました。男性育休推進派の私が、今回の法律改正の５つのポイントと、男性育休がどうして必要なのか？企業側のメリットって？という観点でわかりやすく解説していきた[…]
ま と め
いかがでしたか？一つでも実践して、明日から早く帰れる生活を送ってくださいね！
早く帰って余裕のある時間で早く寝るもよし、家事や子育て、自己研鑽に励むもよし、使い道はいろいろですよ。
仕事に縛られすぎない生活で、人生を豊かにしていってください！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
