こんにちは、なかみなとです。
先回の記事でオフィスのフリーアドレス化のメリットとデメリットを紹介しました。その中で、「ルールを決めないと失敗しやすい」という事をお伝えしましたが、実際に私の職場での失敗経験を踏まえ、フリーアドレス化を成功に導くポイントを解説します!

こんにちは、なかみなとです。私の職場では、1年前からオフィスを全面的にフリーアドレス化しました。まずはやってみよう、と始めたフリーアドレスですが、デスクの整理整頓ができたり、ペーパーレスに代表される働き方改革が進んだりと、いろいろ[…]
フリーアドレスでつまづきやすいポイント
とにかく自由席に変えただけ
オフィスを固定席でなく、自由席に変えたはいいものの、ただそれだけ・・・というパターンでは、以下のような不具合が想定されます。
机や引き出しに私物などが置きっぱなし
ついつい今までの癖で、座った席に休み時間に読みかけた本やタバコ、文房具などを置きっぱなし・・・という人は一定数出てくると思います。最初の数日はいいのですが、時間が経って慣れるとそういう人も出てきますよね。
机の上に私物があると、他の人が座りづらくなり、固定席に逆戻りとなってしまいフリーアドレス化のメリットを享受しにくくなります。
同じく引き出しにも私物が入っていると、そこに座ったときに前日の着席者が物を取りにきたり・・・というのでちょっと気まずくなってしまいます。。
貴重品の管理ができない
ただ単に自由席にしただけだと、会議や休憩などでの離席時、財布などの貴重品を毎度持っていかねばならず、不便です。置いていって万一なくなっていたりしたら、フリーアドレス化どころじゃなくなりますよね。
同じく機密性の高い書類も、ペーパーレス化ができるまでは残るでしょうから、それを毎度肌身離さず持ち歩くのもとても不便です。
書類の回覧ができない
同じく何も準備なしでやってしまうと、書類の回覧ができません。以前、書類回覧BOXを毎度出勤のたびに出し入れしていたこともありましたが、とても不便ですし、書類を回そうと思ったときにその人がいなかったら自分のところで滞留してしまうことになり、ストレスになってしまいます。
また、健康診断結果などの個人情報の入った書類も、全員の目に触れるところに置いておくのも抵抗がありますよね。
固定電話が残っている
せっかく自由席にしても、固定電話が残ってしまうと、結局その席に決まった人が座らなくてはならなくなってしまいます。
こうなるとフリーアドレスにした意味が半減しますし、自由に席を動ける人とそうでない人で不公平感が出てしまいます。
フリーアドレスを成功に導くポイント

ルールを決める
例えば私の職場では、以下のようなルールを決めて周知しました。
●前日と同じ席には座らない
●私物は机の上にも引き出しにも置かない
こういったルールを明確にすることで、翌日から私物の置きっぱなしがなくなりました。連続して同じ席に座る人はどうしても残りますが、数はぐっと減ったと思います。
特にルール違反時の罰則などは設けず運用しています。

フリーアドレス推進メンバーを募集する
私の職場ではこれが最も効果的でしたが、「オフィス改革ワーキングチーム」というのを有志で募り、そのメンバーに上記のようなルール周知、レイアウト、声のヒアリングなどを行ってもらいました。
自分たちのオフィスを快適に、過ごしやすく、先進的な働き方を目指したい!というメンバーが集まってきていますので、リーダーを立て、自分たちですごく一生懸命やってくれています。
私もそのワーキングに参加していますが、ほっといてもどんどんいい案を出してくれて動いてくれるので、出る幕なしです。笑
貴重品&回覧物を管理できるロッカーを設置
少々予算がかかりますが、回覧物が入れられて、自分で施錠できる小型ロッカーを人数分設置しました。
これのお陰で、貴重品は普段そこにしまっておけますし、回覧物も相手が在宅勤務などで不在でも、回覧できるようになりました。機密書類の問題も解決しました!
少々値は張りますが、私の職場ではこういったロッカーを使っています。
もう少し値段を抑えたものだとこういうものもあります。
フリーアドレスで仕事のしやすい環境づくり
フリーアドレス下でも仕事のしやすい環境づくりのため、以下のようなものも導入しました。
リモート会議&集中用個人ブース
別に聞かれたくないわけじゃなくても、何となくリモート会議中の声は周囲に気を遣ってしまうもの。
また、個人でも集中できるブースがあるといい・・・という声を受けて、以下のような机を5つほど設置しました。
これが結構人気で、稼働率はいつも高いです!
固定電話を廃止
これは予算次第ですが、固定電話を廃止して、すべて携帯電話に変えてしまうというのも手です。
感染症対策などでのテレワークにも対応できますしね。
もし、そこまで予算がない・・・という方は、以下のような転送サービスを試してみてください。

ま と め
いかがでしたか?フリーアドレスはメリットも大きいので、上記のようなことを意識しつつ、あなたの職場でもフリーアドレス化にチャレンジしてみてください。成功した暁には、働き方がより柔軟になり、メンバーの意識も変わってモチベーションアップにもつながりますよ!
それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。