仕事を効率化したい！という想いのもと、いろいろなタスク管理ツールに手を出していませんか？
今は便利なタスク管理ツールがどんどん出てきています。たしかにこれらを使えば、多少は仕事を効率化できるかもしれません。
しかしいろんなツールに闇雲に手を出していては、お金もかかりますし、結果的に非効率に・・・という本末転倒なことにもなりかねません。
大手企業で管理職をしている筆者が考える、タスク管理に必要なツールは以下の２つです。
◎Outlookやgoogleカレンダーなどの予定表
◎ToDoリスト
いかがですか？Outlookなどは普段から使っている人も多いと思いますし、ToDoリストも活用している人が多いと思います。この２つを使いこなすことで、お金を掛けずに仕事の効率化ができますよ！
では、実際の使いこなし方について紹介していきます！
Outlook予定表の使いこなし方
ポイント①：会議以外の予定も入力しておく
まずは実際の画面で説明します。
まず、Outlookの予定表には会議以外の「自分の作業予定」も入力しておきましょう。
こうすることで、タスクの忘れ防止にもつながりますし、今何をやるべきか？が明確になります。
さらに、他の人があなたの予定表を見たときに今何をしているかが明確になるため、無為に時間を奪われることが少なくなります。
ポイント②：予定に色をつける
それぞれの予定には、色をつけておきましょう。
私の場合は、以下のような色分けをしています。
- 自分の作業時間・・・黄色
- 会議・・・オレンジ
- 重要な会議・・・赤
- 移動・・・青
- 休憩・・・グレー
色分けをすることで、自分の予定をぱっと見たときに直感的に優先順位が付けやすくなります(ウィークリーの予定を見たときに、赤があると準備の確認をしたり、青があれば出張準備をしたり、等)。
さらにこの色分けをチームで共有しておけば、他の人との予定調整も便利になりますのでオススメです！
色の付け方はとっても簡単で、色を変えたい予定を右クリック⇒分類⇒好きな色 で変えられます。
ポイント③：空き時間や仮の時間などの設定を使いこなす
先ほどポイント①で紹介した「個人の作業タスクも入力」のところで、予定表がびっちり埋まっていると、上司やチームメンバーから打合せを入れたいけどどこに入れていいかわからない、という苦情が飛んでくる可能性があります。
そこで、優先順位が低いなどの理由で「この作業中は邪魔されてもOK」という時間帯には、”空き時間”や”仮の予定”などの設定をしておきましょう。
ポイント④：翌日のメモは「終日の予定」×「非公開」で！
次の日に忘れずにやっておきたいことで、予定表に書くでもなく、ToDoリストに書くほどでもないちょっとしたことは業務終了時に翌日の終日の予定として残しておきましょう。
「○○さんにお礼メールをする」とか「△△さんに例の件を聞く」など、他人に見られたらちょっと恥ずかしいような内容のものは、「非公開」にしておくことをオススメします。
ちなみに、「終日の予定」×「非公開」の組み合わせなら、他の人があなたの予定を見ても全く見えない(非公開の予定があることすら見えない)ので、オススメです！
ToDoリストを活用する
ポイントⅰ．「大分類」「タスク」「納期」「見直し後納期」の４つで記入
みなさんToDoリストは仕事で使っていますか？
上司に言われて作ってみたけど、記入が大変すぎてなかなか続かない・・・などの悩みがある場合は、ToDoリストが煩雑すぎるのかもしれません。
ToDoリストは、シンプルなほうがいいです。私の経験上、情報を詰め込みすぎると必ず失敗します。
目的はあくまで自身の業務整理と優先順位づけなので、あまり複雑にする必要はないのです。
私が使っているToDoリストは以下のようなフォーマットです。なお、この記事を最後まで読んで頂いた方にはToDoリストをフリーでダウンロードして頂けますので、ぜひ最後までお読み取り頂けたらと思います！
ポイントⅱ．始業時ではなく終業時にメンテする
ToDoリストは、必ず毎日メンテしてください。そうでないと書いている意味がなくなってしまいます。。
私が実際に使っていて思うポイントは、「始業時よりも終業時にメンテしたほうが翌日の予定のイメージが前日のうちからつけられる」ということです。
寝る前に翌日の動きのイメージができているのとそうでないのでは、スムーズさがだいぶ変わってきますよ！
ポイントⅲ．可能なら上司にも毎朝見てもらう
もしあなたの上司が賛同してくれれば、の話ですが、ToDoリストを毎朝チェックしてもらいましょう。
特に入社2年目くらいまではそのほうがよいです。私自身、入社1年目は上司に毎朝8:30からToDoリストを見てもらう時間を設定していました。慣れてくると必要なくなりますが、入社したての場合は誰かチェックしてくれる人がいたほうが継続にもつながりますし、間違った方向に走ってないか？のチェックにもなり、結果として業務効率化につながります。
ま と め
いかがでしたか？仕事の効率を上げるために必要なことは、皆さんもよく使っているタスク管理ツール2つを徹底的に活用することです。
この記事を参考に、明日からあなたの業務効率が大幅に上がることを願っています！
ToDoリストのサンプルはこちらからダウンロードしてください。
それでは、最後までご覧くださりありがとうございました。
