議事録作成を効率化するコツ5つを現役サラリーマンが解説!

会議が終わったあと、議事録を作成するのに結構時間が掛かってませんか?

30分、場合によっては1時間近くかかる、なんてことも。1日に3回会議があったら、30分×3議事録=1.5時間も議事録作成に時間を奪われていることに!

会議が多い職場ほど、議事録作成にかける時間の効率化は重要になってきます。

特に新入社員の場合などは、議事録作成係を仰せつかることが多く、私も新人時代に1議事録作成するたびに30~60分はかかっていました。。。

それが以下で解説するコツを実践し、1議事録あたり10分以内に済ませられることができています!

この記事が、仕事の効率化や時間短縮を目指している方の参考になれば幸いです。

議事録作成を効率化するコツ5選!

①会議の種類ごとに必要な精度を把握する

議事録に求められる精度は、会議の種別ごとに異なります。

A.今後の進め方やどの案で行くかなどを決める意思決定系の会議
⇒結論と、そこに至った会話の要点のみ記載

B.特に意思決定はなく、ブレストや意見交換などの会議
⇒各自の会話の要点を発言順に並べる。多少の取りこぼしはOK。もし結論が出ればそれも記載

まずはどちらのパターンに該当しそうか、会議前に考えておきましょう!
 

②書記役を明確にする

書記役に指名できそうな人がいれば、予めお願いしておきましょう。誰が議事を取るかわからず、参加者が全員議事メモを取っていた・・・なんて光景も目にします。相手の手元が見えないWeb会議などではなおさらです。

どうしてもお願いできる人がいなければ自分で書記もやるしかありませんが、話しながら議事を取るのはなかなか難しいため、可能な限り書記役を指名しておきましょう。

③会議中に作成する

もしあなたが書記役になったとき、会議はメモ程度にしておいて、会議後にしっかり仕上げよう・・・とか、後で確認できるようにボイスレコーダーで録音しておいて、改めて聞き直そう・・・など思っていませんか?

これらは確かに正確性は上がりますが、一語一句の記載が精緻に求められる会議でない限り、はっきり言って時間のロスです。

会議中に話を聞きながらPCにどんどん発言を打ち込んでいきましょう。紙でメモを取る場合も同様で、直接議事録用紙に書き込んでいくことをオススメします。

気をつけて頂きたいことは、発言を一語一句全部メモを取っているととても追いつかないので、会話の要点だけをざざっと記載することです。本筋に関係ない話題などは全カットでもOKです。

④デジタルツールを活用する

会議中に紙で議事録を作成しようとすると、誤記を修正したりするのに時間がかかりますし、後から結論を上に持っていったりすることができません。

OneNoteやWord、Web会議システムの会議メモ機能などのITツールを活用して、極力PCで議事録を取るように心がけましょう。

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⑤予めテンプレを作っておく

会議が始まる前までに、出席者や日付などの必要事項を予め打っておくことも、効率化につながります。

議事に必要な情報は以下の5つです。

・日付
・会議時間
・会議場所(リモートならリモートと記載)
・出席者
・結論(パターンAの会議のみ)

・本文(=議事録)

コツ5つのまとめ

ここまでで記載したコツをまとめます。

①会議の種類ごとに必要な精度を把握する

②書記役を明確にする

③会議中に作成する

④デジタルツールを活用する

⑤予めテンプレを作っておく

この5つを意識・実行するだけで、議事録作成にかかる時間がグッと短くなります!

会議後、ざっとレビューして誤記や意図が伝わりづらいところをさっと修正し、パターンAの会議の場合は一番上に結論を記載し、あとは出席者全員に配布して完了です!

議事録作成に慣れないうちはボイスレコーダーなどを活用

そうは言っても、いきなり会議中に議事録作成するのはきついと思います。

慣れないうちは、スマホのボイスメモ機能やボイスレコーダーを使ったり、Web会議であれば録画機能を活用して、後で見返せるように保険をかけておくと安心できます。

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会議自体の効率化も忘れずに

議事録作成に時間をかけないことはもちろんですが、会議そのものの効率化も忘れずに行ってください。

会議時間の短縮や、ムダな会議をしないように心がけることもとても大切です!

この辺の内容については、以下記事で解説していますのであわせてご覧ください。

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シンプルでわかりやすい議事録を作成し、それをスピーディーに関係者に展開できると、あなたのビジネスパーソンとしての信頼度もグッと上がります。

ぜひ、この記事を参考にしながら、議事録を早く効率的に作成・展開できるように日々経験を積んでいってくださいね!

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。

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