ビジネスシーンにおいて、送られたメールに対し「受け取りました」という旨の返信はなるべく早めに行うのが鉄則です。
簡単に返信できる内容ならそのまま返信すればOKですが、内容が濃かったり重たかったりして検討しないとすぐ返信できないとき、ついつい返信を後回しにしがち。そのまま返信を忘れ大惨事に・・・ということも起こりえます。
そんなメールを受け取ったとき、どうすればいいのか現役サラリーマンが解説していきます！
「メールを受け取りました」という返信はすぐにするのがマナー
案件が重大になればなるほど、あるいは急ぎであればあるほど、送った相手はすぐに返信してほしいものです。
送ったのに音沙汰がないと、ちゃんと届いているかな？とか、メール無視されてないだろうか・・・と不安になります。
一方、そういう類のメールはすぐに相手の記載内容への回答を網羅した100点満点の返信ができないことがほとんどです。そんなとき、どうするのが正解でしょうか？
答えは、以下のような「受け取りました」メールをまず送るのが正解です！
●●株式会社の田中でございます。
XXプロジェクトの件でお問い合わせ頂き、
ありがとうございます。
頂いたご要望及びご意見について、
早急に検討させて頂き、〇月〇日を目処に
連絡させて頂きます。
より早期の連絡が必要な場合、お手数をおかけしますが
その旨ご一報頂けますと幸甚です。
お時間を頂くこととなり大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い致します。
以上、取急ぎ連絡させて頂きます。
この「受け取りましたよ」の確認メールを送ることで、相手はあなたやあなたの会社が動いてくれている、と安心することができます。
さらに、例文にあるように「〇月〇日を目処に連絡させて頂きたいと思っております」というように、返信期限を書いておくとさらに安心してもらうことができます。ただし、この期限を決めるのに時間がかかって受信確認の返信が遅れたら元も子もありませんので、すぐに決まらなさそうなときは「頂いたご要望及びご意見について、早急に検討させて頂きます」だけでも良いでしょう。
社内など、身近な人や部署への返信
上記は社外の取引先などを想定した例文ですが、社内などもう少し身近な人への「受け取りましたよ」の確認は、以下例文のように少々くだけても大丈夫です。
●●部の田中です。
XXプロジェクトの件、
ご連絡ありがとうございます。
弊部でも検討し、近々に返信させて頂きます。
以上、取急ぎ受信確認の連絡まで。
よろしくお願いいたします。
未読機能でタスク管理している方は、未読に戻すのも忘れずに
別記事にも書きましたが、未読機能を活用してタスク管理をすると非常に便利で効率も上がり、抜け漏れもなくなります。
この方法を活用している人は、返信後未読に戻すのも忘れずに！
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その他、主なメールのマナー
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以下記事にて、宛先To/cc/bccの解説や、件名のつけ方、ビジネスメールの構成などについて解説しています。
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メール本文の改行はどのくらいの長さで必要？
一般的には20～30文字と言われています。
ですがこれは見やすければOKですので、変に文章の途中で改行して意図伝わりづらくなるよりは、40～50文字になっても改行しない、ということも問題ありません。
添付ファイルの容量にも注意
メールにPDFやExcelなどのファイルを添付する際、その容量にも注意してください。
会社によって、一度に添付できる容量が決まっていることがあります。5MB～10MBくらいが多いのではないかと思いますが、周囲の人やOA担当に聞いて予め把握しておくとよいでしょう。
ファイル添付の方法は以下記事でも解説しています。
仕事のメールソフトでOutlookを使っている会社も多いと思います。メールに慣れていない方で、Outlookメールの基本操作を知りたい！という方向けに記事を書きます。宛先の複数指定の方法や、To/cc/bccの違い、写真やファイル[…]
送信前に誤字脱字の確認を！
基本的なことですが、大事なことです。
メールの送信ボタンを押す前に、上からざっと見返してみて、誤字脱字や日付の間違いがないかチェックしましょう。
誤字脱字のない丁寧なメールは相手に誠意を伝える第一歩ですので、ぜひ心がけてくださいね！
ま と め
ビジネスシーンでは、受信確認のメールを素早く返信することが大事であることをお伝えしました。
ぜひあなたも明日から実行して、周囲に信頼されるビジネスパーソンになっていってください！
最後までお読み取りいただき、ありがとうございました。