仕事のメールソフトでOutlookを使っている会社も多いと思います。メールに慣れていない方で、Outlookメールの基本操作を知りたい！という方向けに記事を書きます。
宛先の複数指定の方法や、To/cc/bccの違い、写真やファイル添付の方法など、基本的なところを解説していきます！
宛先の指定方法
メールの宛先の指定方法は、「宛先」欄に送りたい相手のメールアドレスを入力します。
なお、メールアドレスを入力したら、最後に「;」を入れてください。こうすることでメールソフトがメールアドレスとして認識してくれます。
複数の宛先を入力する場合は、「;」で区切った後から、入力したい別のメールアドレスを順次入力していきます。
少し待つと、入力したアドレスにアンダーラインが入ります。これでメールアドレスとして認識完了です。
宛先(=To)とcc、bccの意味
宛先の下に、ccという枠もあると思います。ここには、直接このメールに反応してほしいわけではないが、参考で送りたい人のアドレスを入力します。
また、オプションでbccという枠も追加できます。宛先(=To)、cc、bccの意味合いをまとめると以下のようになります。
cc：参考送付。読んでもらってもいいが、読んでもらわなくてもいい人
Bcc：誰に送ったか、他の受信者に知られたくないときに利用
これらは使っているうちに自然と使い分けられるようになりますが、初めのうちは迷ったら全部宛先欄すなわちToに入力しておけばとりあえずは大丈夫です！
メールの構成の仕方
メールの宛先の指定方法はわかったけど、じゃあ件名や本文はどうやって書いたらいいの？と迷う方のために、以下記事で例文つきでメールの構成や書き方を解説していますので、ぜひご覧くださいね！
こんにちは、なかみなとです。仕事でのメールの書き方で困っていませんか？プライベートでのメールと違い、書き出しや締め方、宛名の書き方、件名の入力など、いろいろ気を遣うポイントが多くありますよね。メールはビジネスにおい[…]
写真やPDFなどのデータをメールに添付する方法
このデータ添付のやり方には３通りあります。なお、これはデータの種類が写真でもPDFでもそれ以外のエクセルやワード、パワーポイントでも同じです。
1.挿入→ファイルの添付を使う
メール作成画面の上のほうにあるタブの「挿入」を選び、「ファイルの添付」を選びます。
そうすると最近使ったファイルが出てきますが、そこに添付したいファイルがなければ「このPCを参照」を選び、添付したいデータを選び、「挿入」をクリックします。
添付したいファイルを選び、「挿入」をクリックします。
そうすると、メールにファイルが添付されます！ちなみに、この操作を繰り返すことでファイルを複数個添付することもできます。
2.ドラッグ＆ドロップで添付する
筆者としては、この方法が最も手軽で時短できるので、オススメです！
やり方は非常に簡単です。
添付したいファイルを、マウスで左クリック→そのままマウスのボタンを離さずに、マウスカーソルをメールの本文欄まで持っていき、本文欄で離します。すると、ファイルが添付できます。
3.コピー＆ペーストで添付する
最後に紹介する方法は、添付したいファイルをコピーし、それをメール作成画面でペースト(貼り付け)する方法です。
まずは、添付したいファイルを右クリック→コピーを選択します。もしくはCTRL+Cでもコピーできます。筆者的には時短のためCTRL+Cをオススメします。
次に、メール作成画面の本文欄で、右クリック→貼り付けを選択します。ここでも、本文欄上でCTRL+Vで同じく貼り付けができます。時短のためCTRL+Vをオススメします。最初はキーボードを探すのに時間がかかるかもしれませんが、慣れると一瞬で操作できるようになります。
これで添付が完了です。
メールに返信する際の操作と「全員返信」の使い分け
ここからは、返信する際の操作について紹介していきます。
まず、来たメールに返信したい場合、返信したいメールを選び「返信」をクリックします。
これで返信メール作成画面に移行できます。その後の手順は上記で解説したものと同じ流れになります。
「全員返信」とは？
「返信」のほかに、「全員返信」というコマンドもあると思います。これは、その名の通り相手が送っている人全員に返信したい場合を指します。
私は、ビジネスでは基本こちらの「全員返信」を使うことにしています。理由は以下です。
●途中で一人あてに返信してしまうと、それ以外の宛先の人が「あのメール、返信がない」と誤認してしまう
●送り漏れがなくなる
全員返信を使わないほうがいいパターン
では、全員返信を使わないほうがいいときはどんな場面でしょうか？私が考えるパターンとしては以下のようなものがあります。
●送ってくれた人以外へ知られたらまずい情報が含まれている場合
●明らかに関係ない人が宛先に含まれている場合
なお、「明らかに関係ない人が宛先に含まれている場合」は、全員返信を選択したのち、その人のメールアドレスをBackspaceもしくはDeleteで削除しましょう。
返信の際、件名のRE:はどうするの？
返信あるいは全員返信を選ぶと、件名にRE:などの返信符号が付きますが、これはそのままにしておいてください。
マナーや残したほうがいい理由については、以下記事で解説していますので併せてご確認くださいね。
仕事でメールをすると、必ず目にする「RE:」や「FW:」の文字。メールに返信をしたり、転送をすると件名にこの文字が自動的に追加されるようになっています。この文字はそのまま残していいの？それとも消さないといけないの？？と迷っているあ[…]
受信したメールをそのまま別の人に送りたい場合
受信メールをそのまま別の人に送ってしまいたいときは、「転送」機能を使いましょう。
やり方は簡単です。転送したいメールを選び、「転送」をクリックすると、メール作成画面に移ります。
あとは転送メールに、文章を入れて送信します。なお、文章を入れないと受け取った相手に「なぜ転送してきたか」の意図が伝わらないので、必ず転送した意図を本文に記入してから送りましょう。
その他のメールテクニック
メールの検索機能と未読機能をうまく活用して業務効率化を！
メールソフトに備わっている、検索機能と未読機能。これらをうまく活用すれば、格段に業務の抜け漏れをなくし、効率化することができます！
以下記事で解説していますので、よろしければご参考にしてみてください。
こんにちは、なかみなとです。ここでは、仕事でよく使われているOutlookでのメール整理術についてのノウハウを解説します。私が仕事で使っているOutlook2019を例に挙げていますが、Outlook2010以降全てのバージョンで[…]
ま と め
Outlookメールの基本操作について解説しました。ここをマスターすれば、あとは実践あるのみです。
一日も早くメールソフトの使い方に慣れ、デキるビジネスパーソンに向けて頑張ってくださいね！
では、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
