この記事では、チャットとLINE、メールの違いなどを丁寧に解説していきます！
この記事を読んだらわかること
●TeamsチャットとLINE、メールの違いと使い分け
●Teamsチャットと電話の使い分け
TeamsチャットとLINE、メールの違いと使い分け
TeamsチャットとLINE、メールの違いと使い分けについて説明します。
Teamsの大きなメリットは、
●メールと違ってやりとりが一覧で見えること
●送信後も編集・削除できること
●リアクション機能があり、自分以外の人がどう感じているかわかること
・・・などでしょうか。
表にまとめると以下のようなイメージです。
情報共有はTeamsが一番やりやすい
情報共有のスムーズさは、Teamsのようなチャットツールの右に出るものはありません。
LINEと一緒じゃないの？と思われるかもしれませんが、LINEとの違いはチーム・チャネル機能があることです。
事例として、例えば内閣府の出しているSocirty5.0の内容について疑問があった場合、以下のようにスレッド単位で会話ができます。
この例では、中身の用語についての質問を全員に投げかけ、田中さんが知っているかもしれないという情報、そして田中さん自身が回答している、という構図です。
この例のように、知識を持っている人がわかったり、専門家から回答をもらえたり・・・というメリットもありますが、最大のメリットはこのやりとりをこのチームに所属している全員が見ていることです。
メールやLINEだと、宛先を限定して入力するためクローズな会話になりがちですが、Teamsでは部署やチームメンバー全員をチーム・チャネルに加える作業を一番最初に一回だけすれば、あとはその場で情報交換、共有、議論ができてしまう、というのが特徴です。
私の会社でも、最初は抵抗を感じたが使い始めると便利でやめられない、という声を老いも若きも関係なく多くの人から頂いています。
送信後の変更がしやすい
これもTeamsの大きなメリットの一つですが、投稿を送信後にも内容を変更することができます。
やり方は非常に簡単で、投稿後、マウスカーソルを投稿に当てると右上に出てくる三点リーダー「・・・」をクリックし、「編集」を選択。すると編集モードになりますので、投稿済の文章を書き替えることができます。
追記/削除したら右下のレ点をクリックしたら完了です。
LINEにも誤投稿後にメッセージを削除する機能はありますが、編集機能はありません。
またメールにも「送信を取り消し」機能はありますが、相手が開封してしまった後は取り消せませんし、編集もできません。
この点、Teamsは自由に編集・削除ができますので大変便利です！
メンバーの反応がわかりやすい
Teamsにはリアクション機能があり、いいね！のほかに驚き、悲しい、など複数種類の感情を投稿に対して表現できます。
これにより、メールではわからなかった「見ている人たちの反応」がわかるようになります。これは意外と意味が大きく、まわりの考えや意見がリアクションから透けて見えますし、自分の投稿に対する反応もすぐにわかります。
メールだとわざわざ「いいですね！」など返信しないと反応がわかりませんし、それだけのために返信するのも・・・と思う人が多いでしょう。
ちなみにLINEにもリアクション機能が実装されましたが、誰がどういうリアクションをしているのかわかりづらいという難点があります。
Teamsでは、リアクションしたのが誰かわかりますので、とても便利です。
なおリアクションは取り消したり変更したりすることができます。以下記事で解説していますので、よかったら読んでみてください。
操作はしやすい？
Teamsの操作がしやすいかと聞かれると、「簡単だがLINEやメールほどではない」というのが私の意見です。
慣れるまでは、確かにわかりづらい部分や直感的な操作でできない部分もあるのは事実です。
ですが、平日は毎日仕事で使うという状態であれば1ヶ月もすればかなり簡単に感じてくると思います。
エビデンスとしての利用
会話そのものをエビデンスとして残したい、という場合にはTeamsやLINEはやや弱いです。
もちろん検索機能を使えば過去の会話を探せますが、利用頻度が上がってくると他の情報に埋もれてしまってヒットしづらくなります。
この点においてのみ、メールのほうに軍配が上がります。
電話との使い分けは？
以下の表(再掲)の通り、電話はほとんどメリットがありません。。
強いて言うなら、操作がしやすいことくらいでしょうか。
電話だと自分と相手の1対1の会話になり情報がクローズになってしまい、結局後でTeamsやメールで関係者に情報を共有し直さねばならなかったりと、今やその利便性は失われつつあります。
この辺の話については、以下記事でまとめていますのでぜひ読んでみてください。
こんにちは！なかみなとです。テレワークも定着してきましたが、相変わらず仕事の電話が多くて悩んでいませんか？私も以前は出社・在宅時問わず、電話が多く悩んでいました。一日の電話の合計時間が2～3時間という日もザラ・・・それがそ[…]
まとめ
ここまで、TeamsとLINE、メール、電話の違いと使い分けについて説明しました。
Teamsなどのチャットツールは今や欠かせないツールになっていますので、まだ使っていないあなたはぜひご活用を検討してみてください！
それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。
