オフィスの固定席を廃止!フリーアドレスを1年間続けてわかったメリットとデメリットとは?

こんにちは、なかみなとです。

私の職場では、1年前からオフィスを全面的にフリーアドレス化しました。まずはやってみよう、と始めたフリーアドレスですが、デスクの整理整頓ができたり、ペーパーレスに代表される働き方改革が進んだりと、いろいろメリットがありましたので紹介します。同時に見えてきたデメリットも説明していきますね!

フリーアドレスとは?

この記事を読んで頂いている皆さんはすでにご存じのことと思いますが、フリーアドレスとはオフィスの固定席を廃止し、社員が座る席を自由化することです。一見GAFAなどの先進企業で始まった取り組みのように思えますが、実は日本の清水建設が1987年に導入されたのが最初です。当時の目的は、外回りの営業など外出者が多い職場で、空いている机を共有しワークスペースの面積を効率的に増やすことでした。

フリーアドレス導入における課題と解決方法

近年、「フリーアドレス」を導入する企業が増えてきています。1990年代の誕生当初には導入が難しかったフリーアドレスですが、テクノロジーの進化により導入のハードルは下がってきています。 この記事では、フリーアドレスの誕生から普及までの経緯、メリット・デメリット、導入における課題や解決方法を解説します。 …

引用元:Square (スクエア)

私の職場も出張や別オフィスにいるメンバーが多く、席が空きがちだったことと、コロナ対応で在宅勤務も多くなったことから、フリーアドレス化に踏み切りました。

導入直前は社員全員のロッカーを設置したり、各自机を空にしてもらったり・・・とちょっとドタバタしましたが、立ち上がってみると非常に快適でした。

フリーアドレスのメリット

整理整頓でオフィスクリーン化

まず何よりのメリットが、整理整頓ができてオフィスが非常にすっきりしたことです。

毎日席が変わるわけですから、自分が帰宅するときは、机の上にあるものを全部片づけていかないと次の人に迷惑がかかります。固定席だとついつい置いてしまう書類やペン、私物などが一切なくなるため、毎日キレイな席で気持ちよく働けます。

また、オフィスがキレイになると今まで見えなかったムダも発見できます。例えば必要以上にタコ足している延長ケーブルとか、誰のかわからない大昔の書物など、ちょっとしたことですが経費削減につながったり、スペースの有効活用につながったりします。

働き方改革が進む

フリーアドレスにすると、紙書類は自分のロッカーに仕舞わざるを得ません。そうすると、まずはこれまで捨てるか迷っていた紙書類の整理にもつながりますし、さらには書類を毎回ロッカーから出し入れする煩雑さから、自然と紙を使わないようになり、オフィス全体のペーパーレスに結びつきます。

ペーパーレス化を進めようとすると、自然にハンコは電子化になり、原紙保管のものがスキャンデータ保存で良くなったり・・・など、今度はデジタライゼーションが進み、場所問わず働けるようになる働き方改革につながります。

実際に私の職場でも、コロナ禍もあいまって、この1年で驚くほど働き方改革が進んでいます!

社員同士の交流が活性化

フリーアドレス化した際、「前日と同じ席には座らない」などの緩いルールを設けました。そうすると、毎日違った席に座ることになり、必然的にこれまで同じオフィスにいながらあまり話すことのなかった他部署の人と隣になったりします。

一日中無言で過ごす・・・というのもなかなかできませんので、少しずつ話をしているうちに、今まで知らなかった他部署の仕事が見えたり、どこに苦労しているかも見えるようになってきます。「その仕事で苦労しているなら、うちの○○さんが得意なので聞いてみるといいですよ!」というコミュニケーションが生まれたりして、これまでなかったコラボレーションが随所で生まれています。

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フリーアドレスのデメリット

ルールを作らないと失敗しやすい

いいことばかりのフリーアドレスですが、きちんと運用できないと失敗しがちです。。

例えば私の職場では、フリーアドレス開始直後には同じ席に連日座る人が複数いました。気づくと、その人の私物が席に置いてあったり・・・。人のものが置いてあると、翌日以降もそこに座りにくくなりますよね。

そこで先ほども書きましたが、「前日と同じ席には座らない」「帰宅時には必ず机の上は何もない状態にする」といったルールを設け、これを解決しました。

そこで先ほども書きましたが、「前日と同じ席には座らない」「帰宅時には必ず机の上は何もない状態にする」といったルールを設け、これを解決しました。

これからオフィスのフリーアドレスを始めようとしている方は、ぜひルールも事前に検討くださいね。

きちんと調査しないと席が不足することがある

これは私の職場では起きませんでしたが、きちんと在社人数の増減をチェックしておかないと、出勤人数が多い日に席が足りなくなる・・・なんてことが発生します。

私の職場では、フリーアドレスに先立ち「席利用時間調査」を行いました。調査といっても簡単なもので、全員の席に紙を貼っておいて、自席に居た時間を記入してもらってから帰る、というものです。2~3か月程度調査すれば十分かと思いますし、もっとラフに取るなら直近1ヶ月の在社・在宅調査を全員に行うだけでも目安の席数がわかると思います。

もし、全員が出社する日がときどきある・・・という職場は、打合せ机なども活用して臨時席を設けるなどの対応を検討してもよいでしょう。

どこに誰がいるかわかりづらい

これは、フリーアドレス化すると必ず直面する問題です。固定席であればどこに誰がいるかは何となく把握できますし、オフィス配席表などからもどこに誰がいるかわかりましたが、フリーアドレス化すると会いたい人がどこにいるか探すのに一苦労します。

そこでうちの職場では、全員に携帯電話を配布して、携帯番号をオフィス入り口付近に貼っておく・・・などの対応を取りました。

職場の状況に応じて、この辺は検討していって頂けたらと思います。

ま と め

いろいろ書きましたが、フリーアドレス化はメリットが大きいです。デメリットもありますが、きちんと対応すれば支障が出ません。フリーアドレスを成功させるコツについては、以下の記事で解説していますので、ぜひ読んでみてください!

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こんにちは、なかみなとです。先回の記事でオフィスのフリーアドレス化のメリットとデメリットを紹介しました。その中で、「ルールを決めないと失敗しやすい」という事をお伝えしましたが、実際に私の職場での失敗経験を踏まえ、フリーアドレス化を[…]

それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。

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