こんにちは、なかみなとです。
最近いろいろなところで「1 on 1ミーティング」という言葉を聞くようになりましたね。
組織運営に有効らしいけど、進め方がわからない・・・。何を話すの？頻度は？メリットはあるの？
そういったお悩みを解決します！！
1 on 1ミーティングとは？
1 on 1ミーティングとは、その名の通り直属の上司と部下だけで話をすることです。
よく「業務報告と何が違うの？」という質問がありますが、1 on 1ミーティングは業務の細かい中身について話すことが目的ではありません。目的は企業によっても様々ですが、私が考える1 on 1ミーティングの目的は「人材育成」と「組織運営の円滑化」です。
●組織運営の円滑化
1 on 1ミーティングの進め方
進め方をまとめると、以下の通りになります。
●出席者：部下1名と直属の上司1名
●一回あたりの時間：30～60分
●頻度：2週間に一回 or 毎月1回
●内容：部下が話したいこと
●場所：会議室やオンライン
それぞれについて説明していきますね！
一回あたりの時間は最低30分
一回あたりの時間は最低30分、慣れてきたら60分すなわち1時間取ることをオススメします。
最初はお互い様子がわからず始めるので、30分でも時間が余ってしまうかもしれません。ですが、継続していくことで部下と上司の信頼関係が構築されていくので、30分では足りなくなってくると思います。そうなったら45分、あるいは60分に増やしてみてください。きっと充実した1 on 1ミーティングになるはずです。
なお、以前の記事で「会議の単位は30分！」という会議の時間を短縮すべしという記事をアップしましたが、1 on 1ミーティングに関しては効率化すべき会議ではありませんので、忙しい中でもしっかり時間は取ってくださいね。
こんにちは、なかみなとです。この記事では会議時間の単位について見ていきます。みなさん、会議時間単位の目安ってどのくらいだと思います？1時間？30分？15分？会議の案内って、1時間のものが多いですよね。2時間のものもあった[…]
頻度は月1～2回
次に開催頻度について説明します。こちらは最初のうちは隔週、つまり月2回程度を目安としてください。
慣れてきたら月に1回で十分ですが、目安として最初の3か月くらいは月2回にチャレンジしましょう。
始めのうちはぎこちないミーティングになりますが、回を重ねていくとだんだんお互い要領や相手のキャラクターがわかってくるので、一回あたりの時間が長くなります。そうなったら頻度を減らしてもいいでしょう。
話す内容は？
ここが一番迷うところだと思いますが、一番大事なポイントは「部下が話したいことを話してもらう」ことです。
間違っても、上司から「○○という業務について話せ」などと指定してはいけません。部下が今悩んでいる業務の中身や、対人関係の悩み、またはプライベートでの相談など、何でも話せるようにしてください。
極論、ただの雑談で終わってもOKです。それくらいハードルを下げてください。
上にも書きましたが、決して業務報告チックにならないように、上司側も部下側も気をつけてくださいね！
シートを活用するのも有効
とはいえ、部下からしてもいきなり「何でも話していいよ」と言われても、え？何話していいの？ってなりますよね。。そんな時は、ミーティングシートを活用するのも手です。
私が使っているのは、先回のミーティングから今回までの間で、「できたこと」「もっと改善できたこと(≒反省点)」「その他何でも記入欄」という３つのポイントに分けて記入するシートです。これを毎回部下側に書いてきてもらいます。もちろん、事前のチェックなどは不要なので、ぶっつけ本番で見てます。あくまで”話すきっかけ作り”のためのシートなので、このシートの内容の完成度については不問としてください。
また、一番右の欄はプライベートなことが記載される可能性があるので、データの管理には十分注意してくださいね。
実際のシートの中身はこれです。
また、この記事をご覧になって頂いたあなたに、シートのExcelデータもプレゼントします！
この記事の一番下にリンクがありますので、そこからダウンロードしてくださいね。
場所については配慮を
1 on 1ミーティングの場所は、会社で行う場合はできるだけ会議室などを確保してください。
他の人に聞かれるオープンな場所だと、対人関係の悩みやプライベートなことなどが話しづらく、どうしても本音からは遠ざかってしまいます。
オンラインでやるのであれば問題ありませんが、その場合も周囲に人がいないところに移動して実施するなどの配慮はしてくださいね。
1 on 1ミーティングのメリット
私が1年間上司の立場で1 on 1ミーティングをやってみて感じたメリットをお伝えします。
部下の困りごとを把握できる
テレワークも増えている今、部下の困りごとを具に把握するのはけっこう難しいです。普段から業務の進捗などの話はしていても、部下が困っていることって意外と把握できていないものです。例えば業務の進捗は順調に進んでいるように見えても、実は部内の○○さんとの関係がうまくいってない・・・とか、家庭でお子さんが病気になってしばらく夜は看病しないといけないから実は睡眠不足で・・・という状況は、上司部下で業務の話をしているときはなかなか切り出しにくいものです。
部下との信頼関係を築ける
ここが一番大事なポイントですが、何より一番の収穫は部下との信頼関係を築けたことでした。
何度も1 on 1ミーティングを繰り返しているうち、最初は堅かった部下もぽろっと仕事の本音を言ってくれるようになったり、実はあの上司とうまくいってなくて・・・ということも実際に聞き出せました。課題がわかればアクションが打てますし、たとえその課題が解決しなくても「上司がわかってくれている」という安心感を与えることができたと思います。
仕事での相談が密になり、手戻りが減った
信頼関係が構築できると、自然と仕事の相談も増えますし、仕事の取っ掛かりの時点で構想などを相談してくれます。がっつり企画書を作ってから相談されると、もしそもそもの構想がズレていた場合一から資料を作り直し・・・なんてことになりがちで、部下のモチベーションにも影響してきてしまいますが、手書きのメモレベル・ワードべた打ちレベルですぐ相談してくれると、あとはそう間違った資料は出てきませんし、関係者とも適切にネゴることができて、仕事の手戻りが減り、リカバリーの仕事も減ります。
トータルで見ると、仕事の効率化にもつながりましたし、自分の時間も作ることができました。また、部下がイキイキと働いてくれるので、新しい発想も生まれやすく、付加価値の高い業務や成果を挙げることができ、チームとして周囲の評価も上がりましたよ！
ま と め
1 on 1ミーティングは適切に運用すれば、上司部下の関係も良くなりますし、働きがい向上につながり組織としても成果が挙げやすくなりますよ！ぜひ一度試してみてくださいね。
以下の本も参考になります。
1 on 1ミーティングシートのデータはここからダウンロードしてください！
それでは、最後まで目を通していただきありがとうございました。
