ビジネスの電話はプライベートでの電話と違って、いくつかマナーがあります(もちろん、プライベートの電話もマナーがないわけではないですが)。
電話を取ったときの対応方法や、かけ直すときの時間帯など、気になるマナーについて現役サラリーマンが解説します！
ビジネスの電話で「もしもし」はNG！じゃあどう出ればいいの？
新入社員のハヤシさん
なかみなと固定電話で社外からかかってきた場合
固定電話に社外からかかってきた場合は、「はい、山田商事の○○部でございます」のように、「もしもし」ではなく「はい」、そして社名⇒部署名を名乗るといいでしょう。
会社の電話は、自分の席の電話にかかってきても、あなた宛にかけているとは限りません。オフィスの電話の多くが、たとえあなた以外の別の人にかけても、その人の電話が話し中なら他の席の電話が鳴るようになっていますし、代表電話にかけたら全席の電話が鳴るようになっているオフィスもあります。
「はい、山田商事の○○部でございます」と出ても、相手が「××さんいらっしゃいますか？」と聞いてくれますので、心配ありません。
固定電話で社内からかかってきた場合
もし社内からかかってきた場合は「はい、○○部です」でもいいですし、職場の雰囲気によっては「はい、○○部の田中です」のように個人名を名乗ってもいいです。
社内であれば、あなた個人を狙ってかけていることも多いでしょうし、対社内なので相手もあなたを知っていることもあり、「ああ、田中さんね」などのようにその後話しやすくなるきっかけにもなります。
社内か社外かわからない場合
電話の着信音によって、社内か社外かわかるオフィスも多いと思いますが、そうではなく社内からなのか社外からの電話なのか、わからない場合は上記の社外からパターンと同じく「はい、山田商事の○○部でございます」と出ておけば間違いありません。
携帯電話に社外からかかってきた場合
会社支給などの携帯にかかってきた場合は、固定電話とは少し取り方が異なります。
固定電話とは違い、基本的にはあなた宛にかけていることが多いですので、「はい、山田商事の田中でございます」のように、社名⇒個人名が良いでしょう。
逆に、社名や部署名だけで終わらせてしまうと、違和感を持たれてしまいます。
携帯電話に社内からかかってきた場合
携帯であれば、社外からの着信なのか、社外からなのか、番号が出るのでわかることが多いと思います。
社内(内線)からの着信であったり、番号登録している同僚からであれば、「はい、○○部の田中です」のように、シンプルな応答でOKです。相手との距離が近ければ、「はい田中です」のように名前だけでも問題ありません。
何時までかけていいの？
会社の定時の時間帯や業態などにもよって異なりますが、例えば相手が8時～17時が定時の会社であれば、一般的には定時内、遅くとも19時までにかけるのがベターです。
これは固定電話、携帯電話とも同じです。逆にあなたにかかってくる場合、朝早すぎても困りますし、夜遅すぎても嫌ですよね？相手がどんな気持ちになるか想像することが、デキるビジネスパーソンになるための第一歩です！
その他、避けたほうがいい時間帯
たとえ定時内であっても、相手の昼休みは避けるのがマナーです。電話が鳴ると休憩中であっても誰かが対応せねばならないことが多く、相手だけでなくその周囲の人にも迷惑がかかる可能性があります。昼休みの電話は避けましょう。
また、始業直後や昼休み明け直後は、朝礼や昼礼をやっている会社も多いため、始業や昼休み明けは15分程度空けてから電話をかけるようにするとなおベターです。
折り返せないときは、メールやチャットを活用
上記のように、着信に気づいたときは時間が遅かったりしてすぐに折り返せない場合、あるいは急ぎの案件が出たけど夜だから電話できない、という場合はメールやチャットを活用しましょう！
昔と違い、電話の折り返しがメールやチャットでも、失礼だとは思われませんので安心してください。
以前別の記事にも書きましたが、ビジネスシーンにおいては今や電話は不便なツールとなりつつあり、メールやチャットを活用したほうが仕事も効率化できます！
こんにちは！なかみなとです。テレワークも定着してきましたが、相変わらず仕事の電話が多くて悩んでいませんか？私も以前は出社・在宅時問わず、電話が多く悩んでいました。一日の電話の合計時間が2～3時間という日もザラ・・・それがそ[…]
ただし、先方のメールアドレスがわからない場合などで、かつ緊急案件の場合は電話をかけてもよいでしょう。ただし、何度もかけるのはNGです！
ま と め
ここまでで解説してきたことを表にまとめます。
いかがでしたか？今回はビジネスでの電話の取り方と、かけていい時間帯のマナーについて解説しました。
この記事が、少しでも皆様のお役に立てば幸いです！
