【初心者向け】Forms(フォームス)で回答を匿名にする方法&集計をリアルタイムに他者と共有する方法!日程調整できるの!?についてもお話しします

Microsoftのoffice365の中のアプリの一つのForms(読み方:フォームス)。

まだExcelやWord、PowerPointほど市民権を得ていませんが、非常に便利で協力なアプリで、皆さまの業務効率アップに間違いなく貢献するアプリです!

Formsの作り方

Forms(フォームス)の作り方については、以下記事をご参照ください。

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この記事を読んだらわかること

●Formsで回答者の名前を匿名にする方法

●集計結果をリアルタイムに自分以外の人と共有する方法

●日程調整に使えるか!?の検証結果

それでは、さっそく見ていきましょう!

Formsで回答者の名前を匿名にする方法

まず、Forms作成画面の右上にある「共有」ボタンの右隣の「・・・」を押します。

すると、「設定」という選択肢が出てきますのでそれをクリックします。

そこで出てくる「このフォームに入力できるユーザー」という文言の下の選択肢を、「すべてのユーザーが返信可能」にすると、匿名でアンケートを取ることができます。

あるいは、「自分の所属組織内のユーザーのみが返信可能」「自分の所属組織内の特定のユーザーが返信可能」を選び、”名前を記録”のレ点を外せば、匿名でアンケートを取ることができます。

集計結果をリアルタイムに自分以外の人と共有する方法

Formsの便利なところの一つは、円グラフなどで集計結果を簡単に表示してくれるところです。

このように、勝手に集計結果を見やすく表示してくれます。

この結果を、他の人と共有できれば便利ですよね!

いちいち、画面をプリントスクリーンして送ったり、Excelを出力してグラフ化して送ったり・・・という手間が省けます。

そのやり方について説明します。

まず、Forms作成画面右上の「共有」ボタンを押します。

すると下のほうに、「共有して共同作業する」という文言が出てきますので、その下の「+」マークをクリックするか、「+」マークがない場合は「自分の組織内のユーザーが表示および編集可」「自分の組織内の特定のユーザーが表示および編集可」を選びます。

後者を選ぶと、編集できるメンバーを選ぶウィンドウが表示されますので、そこに名前を入れていきます。

前者は同じ会社の中なら誰でも集計結果を見られる、後者は指定した人だけが見られる、という機能です。

その下に出てくるURLをコピーして、集計結果を見せたい人に送ると、その人たちがいつでも最新の集計結果が見られることになります。

日程調整に使えるか!?の検証結果

Formsを日程調整に使えるか、という質問は多く受けます。

そこで、Formsを日程調整に使ったらどうなるかを検証してみました。

まず、アンケート作成画面で「+新規追加」をクリックします。

※アンケート作成画面に行く方法は、この記事を参照ください

すると、「日付」という選択肢が出てきますので、こちらをクリックしてください。

そこの質問事項に、「ご都合のいい日程を回答ください」などと記入し、アンケートを送信。

ですが、、、この設問、日にちを一日答えることしかできません。。

なので、正直日程調整には使えないです。

ではどうするか?

筆者のオススメは、”調整さん”です。

以下URLにアクセス頂けるとすぐに使えます。無料です。

調整さん – 簡単スケジュール調整、出欠管理ツール

調整さんは、飲み会・同窓会・結婚式二次会・歓迎会・送別会・サークル・会議…これらを設定する際に必ず必要になってくる、「全員の日程調整・出欠管理作業」をログインなしに簡単スムーズに行う事ができるお手軽便利ツールです。

この”調整さん”、使い方は非常に簡単です。

まず、①イベント名を入力し、②回答者に伝えたいメッセージを入力します(入力しなくても可)。

次に、③候補日程を右のカレンダーから選びます。日付をクリックすると、日付と仮の時間が候補日程欄に入力されますので、あとは手打ちで時間帯を入力していきます。

最後の「出欠表をつくる」をクリックすると、以下のようにURLが表示されますので、それをコピーして回答してほしい人たちにメールやチャット、LINEでURLを送れば回答してもらえます。

「イベントページを表示」をクリックすると、以下のように日程回答の画面になります。

これで各自回答してくれれば、以下のように○×△が一目瞭然でわかります。

例えば上記の例だと、2/7月 が全員の都合がいいことがわかります。

この日程で会議設定しましょう。

ちなみにこの”調整さん”は、プライベートでも飲み会の日程調整などに非常に便利に使えます!ぜひご活用くださいね。

まとめ;Formsの更なる活用を!

この記事では、便利なFormsをさらに活用する方法について解説しました。

Formsで回答者の名前を匿名にする方法や、集計結果をリアルタイムに自分以外の人と共有する方法については非常に便利ですので、ぜひご活用頂けたらと思います。

一方で、日程調整に使えるかどうかについては、Formsよりも調整さんのほうが便利ということがわかりました。

ケースバイケースで目的と状況に応じて、Formsと調整さんを使い分けていきましょう!

それでは、最後までお読み取りいただきありがとうございました。

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