ビジネスで謝罪するときのメールの書き方！相手に誠意が伝わる書き方を解説

仕事でミスをした、あるいは自分の部署や会社の失敗を、自分が謝罪しなければならない。そんな機会は残念ながらビジネスシーンではしばしばありますよね。。

そんな状況に陥っているあなたが、すぐに使える謝罪メールの書き方をお伝えします！

ビジネスにおける謝罪の連絡は極力早く！

これはプライベートでも同じですが、ビジネスシーンでの謝罪は極力早いに越したことはありません。

ミスの発覚後すぐメールを送るようにしましょう！

ビジネスでの謝罪メールの例文

時間のないあなたのために、まずは例文を公開します！もしよかったらコピペで使ってください(もちろん、名前や内容などは書き換えてくださいね！)。

今すぐコピペで使える例文！

ビジネスでの謝罪メールの構成

ここからは、少し時間にゆとりのある方向け。それぞれの構成を見ていきながら理解を深め、より質の高い謝罪メールを送ることができるようになります。

①件名

まずは件名です。最初に【お詫び】という文字を入れましょう。こうすることで、相手が本文を読まなくても謝罪メールであることがすぐにわかります。

また、何の件についての謝罪かも分かるよう、プロジェクトなどの案件名も必ず書いておきましょう。

②お相手の宛名と自己紹介のあと、すぐにお詫びを書く

お相手のお名前、自己紹介を簡単に書き、すぐに謝罪文を入れ込みましょう。

冒頭に書くのが肝心です。その方が確実に相手の方に誠意が伝わります。

また、例えあなたが悪くなくても、組織としてミスがあったのであれば、メールの文面上は自分あるいは自分たちの非を認め謝罪するのがベターです。

相手方からすると悪いのがあなたでもあなたの同僚でも、被害を被ったことに変わりはないので、謝罪が第三者的だと腹が立ちますよね。

必ず自分自身を主語にして謝罪しましょう。

③できればミスのリカバリー方法も記載する

どうしてもここが書けなければ、謝罪するだけでも意味はありますが、極力ミスのリカバリー方法を検討段階でも良いので記載しましょう。

相手にとっては、ミスされたことよりも、今後どうなるのか？ということが気になりますし、それがないと不安が募り、これが怒りにつながるケースもままあります。

上の例文のように、至急リカバリー作業に取り掛かっていること、いつごろまでにリカバーするのかを推測でもよいので書くこと、そしてまたすぐに進捗連絡を入れることなどを書いて、相手に安心感を与えましょう。

私の経験上、ここがあるかないかでも大きく相手方の怒り度合が変わってきます。

④メールの締めは、もう一度謝罪する

リカバリー方法を伝えたら、最後にもう一度謝罪文を入れましょう。

しつこすぎると逆効果ですが、冒頭と締めに1回ずつ謝罪するくらいが一番丁寧です。

例文にもありますが、「急ぎ、お詫び申し上げます」など、”急ぎ”や”取急ぎ”などのフレーズは便利ですのでご活用ください！

⑤署名など連絡先の記入も忘れずに

最後に署名などの、あなたの連絡先も確実に記入しておきましょう。相手方が至急連絡を取りたいときなど、電話番号などがわからないと怒りを助長してしまいます。

Outlookメールでの署名の設定の方法は、以下記事で解説しています。

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ま と め

ビジネスシーンでの謝罪メールについて解説してきました。

謝罪はとにかく早めが肝心です。ミスや問題などが発覚した時点で、すぐに謝罪のアクションを取りましょう。

でも万が一発覚が遅れても、きちんと謝罪をしましょう。その場合は冒頭に「お詫びが遅くなって大変申し訳ございませんが・・・」などと一文挟むとよいでしょう。謝罪せずにスルーしてしまうと、相手の心象は悪くなる一方です。

ミスをしたときにきちんと謝罪できると、逆に信頼度も高まりポジティブな効果が多いので、ぜひ困ったらこの記事を参考に速やかな謝罪を心がけてくださいね！

それでは、最後までお付き合いいただきありがとうございました。